Si t'i ndani shpenzimet në një fletë llogaritëse (model falas) — dhe ku pushon së funksionuari

Dikush në banesë thotë „le ta hedhim thjesht në një fletë llogaritëse“. Është instinkt i arsyeshëm: të gjithë dinë si punon një fletë, askujt nuk i duhet të instalojë asgjë, dhe kostot janë të thjeshta — qiraja, interneti, pazari, ndonjë gjë që njëri e mbulon për tjetrin. Pyetja është si duhet të duket fleta që të thotë ende të vërtetën në muajin e tretë, me dyzet rreshta, kur dikush pyet se kush sa detyrohet.

Përgjigjja është një regjistër i vogël me tri fletë dhe dy formula. Mund ta shkarkoni modelin ose ta ndërtoni vetë për pesë minuta. Dhe përgjigjja e ndershme për „a do të funksionojë“ është kjo: një fletë llogaritëse punon mirë për dy a tre veta që ndajnë kryesisht njësoj, dhe thyhet në tri pika të parashikueshme — ndarjet e pabarabarta, një monedhë e dytë, dhe çasti kur vetëm një person e përditëson ende.

Një rresht për çdo shpenzim: modeli i regjistrit

Gabimi që bëjnë pothuajse të gjitha fletët e bëra në shtëpi është ndjekja e bilanceve — një kolonë për person, e shkruar me dorë, e rregulluar pas çdo blerjeje. Brenda një muaji askush nuk i beson, sepse askush nuk e sheh si doli një shifër.

Modeli që qëndron është regjistri: çdo shpenzim është një rresht që shënon tri fakte — kush pagoi, sa dhe për kë. Bilancet nuk shkruhen kurrë me dorë; ato nxirren nga rreshtat me formulë, kështu që çdo shifër kthehet te rreshtat që e prodhuan, dhe një zë i diskutueshëm ndreqet duke korrigjuar një rresht.

Ashtu i ruan të dhënat tuaja edhe çdo aplikacion për ndarjen e shpenzimeve. Fleta llogaritëse është e njëjta ide, me lehtësitë e hequra.

Tri fletët

Modeli ka tri skeda. Nëse e ndërtoni vetë, bëjini me këtë radhë.

1. Njerëzit. Kolona A, një emër për rresht, nën një kokë tabele. Gjithçka tjetër i referohet kësaj liste, prandaj shkruajeni çdo emër në një mënyrë të vetme dhe mbajini të shkurtër.

2. Shpenzimet. Pesë kolona: Data, Përshkrimi, Paguar nga, Shuma, Ndarë mes. „Paguar nga“ është një emër nga fleta Njerëzit. „Ndarë mes“ është ose all ose një listë emrash të ndarë me presje — Bledi për diçka që e detyrohet vetëm Bledi, Anila, Erion për diçka që e ndajnë dy veta. Një rresht për çdo shpenzim, më i vjetri lart; askush nuk e prek një rresht përveçse për të ndrequr një gabim.

3. Bilancet. Një rresht për person me tri shifra: Paguar (sa vuri), Detyrohet (pjesa e tij nga gjithçka) dhe Neto (paguar minus detyrohet), plus një rresht kontrolli që provon se netot mblidhen në zero. Nëse nuk mblidhen, diku një emër është shkruar gabim.

Formulat

Punën e bëjnë dy kolona ndihmëse te fleta Shpenzimet. Në kolonën F, numri i njerëzve në ndarje:

=IF(E2="all", COUNTA(Njerëzit!A2:A50), LEN(E2)-LEN(SUBSTITUTE(E2,",",""))+1)

Për all numëron fletën Njerëzit; përndryshe numëron presjet dhe shton një. Në kolonën G, pjesa për person: =D2/F2. Tërhiqini të dyja poshtë.

Te fleta Bilancet, me emrin e personit në A2:

• Paguar: =SUMIF(Shpenzimet!C:C, A2, Shpenzimet!D:D) — çdo shumë ku ai ishte pagues.
• Detyrohet: =SUMIF(Shpenzimet!E:E, "all", Shpenzimet!G:G) + SUMIF(Shpenzimet!E:E, "*"&A2&"*", Shpenzimet!G:G) — pjesa e tij nga çdo rresht all, plus pjesa nga çdo rresht që e emërton.
• Neto: =B2-C2. Pozitive do të thotë se grupi i detyrohet atij; negative do të thotë se ai i detyrohet grupit.

Një kujdes: shenja e përgjithësimit e gjen një emër brenda një emri më të gjatë, prandaj „Ana“ përputhet edhe me „Anila“. Mbajini emrat të dallueshëm, ose shtoni mbiemrat. Çdo formulë këtu është thjesht SUMIF, COUNTA, LEN dhe SUBSTITUTE, prandaj skedari sillet njësoj në Google Sheets, Excel dhe LibreOffice.

Një shembull i llogaritur: një banesë me tre veta

Anila, Bledi dhe Erioni ndajnë një banesë. Një muaj, fleta Shpenzimet ka katër rreshta:

Rreshti i fundit është ai interesanti. Anila e pagoi punishten sepse karta e Bledit nuk kaloi; është hua, jo kosto e përbashkët, prandaj ndarja shkon vetëm te Bledi. Nuk duhet asnjë rast i veçantë.

Pjesët: tri rreshtat all i japin secilit 200 + 6 + 16 = 222 €, dhe Bledi mbart edhe riparimin prej 24 €, pra pjesa e tij është 246 €. Paguar: Anila 624 € (qiraja plus riparimi), Bledi 18 €, Erioni 48 €. Fleta Bilancet lexohet kështu:

Të dy totalet janë 690 € dhe netot mblidhen në zero, pra fleta është e njëtrajtshme. Për të shlyer: Bledi i paguan Anilës 228 € dhe Erioni i paguan Anilës 174 €. Anila merr 402 €, saktësisht netën e vet. Dy transferta, të gjithë në zero.

Regjistrimi i një kthimi parash dhe shlyerja me dorë

Kur Bledi i paguan Anilës 228 €, mos fshini asgjë. Shtoni një rresht: „Bledi shlyen“, paguar nga Bledi, shuma 228, ndarë mes Anila. Kolona Paguar e Bledit rritet me 228, kolona Detyrohet e Anilës rritet me 228, dhe të dyja netot bien atje ku duhet — Bledi në zero, Anila në +174. Një kthim parash është thjesht një shpenzim, përfituesi i vetëm i të cilit është personi që po paguhet.

Ajo që fleta nuk do ta bëjë është t’ju thotë kush duhet t’i paguajë kujt. Me tre veta e lexoni nga kolona Neto. Me gjashtë dhe një përzierje pozitivesh e negativesh, kjo është një enigmë e vogël: netot negative paguajnë netot pozitive, me sa më pak pagesa. Si funksionon thjeshtimi i borxheve shpjegon çiftëzimin; në një fletë llogaritëse e bëni në letër.

Ku pushon së funksionuari fleta llogaritëse

Tri gjëra e shtyjnë një banesë, një udhëtim ose një shoqëri përtej asaj që mund të mbajë modeli.

1. Ndarjet e pabarabarta. Modeli e ndan çdo rresht njësoj mes njerëzve të emërtuar. Në çastin që një rresht bëhet „Anila paguan 40 % sepse dhoma e saj është më e madhe“, ose kur është një faturë restoranti ku Erioni mori vetëm një pjatë kryesore, formula nuk përshtatet më. Mund ta imitoni — një rresht për çdo pjesë — por çdo zgjidhje rrethuese është edhe një gjë që një bashkëbanues duhet ta mbajë mend në muajin e tretë. Ka pesë mënyra për të ndarë një shpenzim, dhe fleta bën një prej tyre.

2. Një monedhë e dytë. Një fundjavë jashtë shton një rresht në një monedhë tjetër, dhe kolona Shuma në heshtje u mbledh eurove edhe lekë. Mund të shtoni një kolonë me kursin dhe një kolonë me shumën e konvertuar, dhe tani çdo rresht kërkon një kurs të shkruar me dorë. Kjo mbijeton një udhëtim, jo një grup anëtarët e të cilit jetojnë në shtete të ndryshme. Ndarja e faturave mes monedhave trajton çfarë i duhet një grupi të tillë.

3. Një zotërues i vetëm. Kjo është ajo që u jep fund shumicës së fletëve. Një fletë e përbashkët teknikisht redaktohet nga të gjithë, por në praktikë e zotëron një person dhe të tjerët postojnë faturat në bisedën e grupit që ai person t’i shkruajë. Kur zotëruesi është i zënë dy javë, regjistri është dy javë i gabuar, dhe askush nuk e kontrollon dot bilancin e vet te dyqani. Problemi nuk është softueri; përditësimi i një flete është punë e mërzitshme, kurse regjistrimi i një shpenzimi në çast nuk është.

Kur fleta llogaritëse është mjeti i duhur

Të jemi të drejtë edhe me anën tjetër. Dy veta që ndajnë qiranë dhe pak fatura, ose tre bashkëbanues që ndajnë pothuajse gjithçka njësoj, shërbehen mirë nga modeli. Është falas, i dukshëm për të gjithë, dhe do të hapet ende pas dhjetë vjetësh. Nëse kostot tuaja duken si shembulli i mësipërm, mund të mos ju duhet kurrë asgjë tjetër. Qëllimi i mbajtjes së llogarisë se kush ju detyrohet para është një regjistër i përbashkët që e besojnë të dyja palët, dhe një fletë e ndërtuar mirë është pikërisht kjo. Për qiranë, faturat dhe pazarin, ndarja e qirasë dhe e faturave me bashkëbanuesit trajton rregullat që i mbajnë rreshtat të thjeshtë.

Kaloni tutje kur e kapni veten duke shtuar kolona ndihmëse, duke konvertuar monedha ose duke i kujtuar një personi ta përditësojë.

Ku hyn Donget

Donget ruan të njëjtin regjistër që ruan modeli — çdo shpenzim ka një Paguar nga, një shumë dhe njerëzit mes të cilëve ndahet, dhe skeda Bilancet e nxjerr çdo shifër nga ata rreshta. Ndryshimi janë tri pikat e dështimit më sipër. Një rresht mund të ndahet Njësoj, sipas Shumës, sipas Përqindjes, me Shumëzues (pjesë) ose artikull për artikull te Artikujt dhe kostot, kështu që rastet e pabarabarta janë një prekje e jo një zgjidhje rrethuese. Çdo grup ka rregullimin Monedha, dhe një shpenzim mund të futet në një monedhë tjetër. Dhe meqë të gjithë i shtojnë shpenzimet nga telefoni i vet e grupi sinkronizohet në kohë reale, nuk ka zotërues për të pritur — Bilanci i secilit u tregon të njëjtat neto të gjithëve, dhe Shlyej sugjeron sa më pak transferta për të pastruar grupin, pikërisht pjesa që po e bënit në letër.

Njerëzit bashkohen me një Lidhje ftese. Për banesën e shembullit, të dy mjetet e bëjnë punën; për një udhëtim me gjashtë veta dhe një shtëpi me qira, fleta llogaritëse është aty ku nisin diskutimet. Për të zgjedhur me vetëdije, aplikacionet për ndarjen e shpenzimeve, të krahasuara rendit se çfarë bën secili aplikacion falas dhe ku ngec secili, Donget përfshirë.

Pyetjet e bëra shpesh

A funksionon modeli në Google Sheets dhe në Excel?

Po. Përdor vetëm SUMIF, COUNTA, LEN dhe SUBSTITUTE, që sillen njësoj në Google Sheets, Excel dhe LibreOffice Calc. Hapeni .xlsx në Excel, ose ngarkojeni në Google Drive dhe hapeni me Sheets.

Si shtoj një shpenzim që e ndajnë vetëm disa veta?

Shkruani emrat, të ndarë me presje, te kolona Ndarë mes në vend të all — për shembull Anila, Erion. Pjesa është shuma pjesëtuar me numrin e emrave të listuar, dhe lëvizin vetëm shifrat Detyrohet të atyre njerëzve.

A mund ta ndajë fleta një shpenzim në mënyrë të pabarabartë?

Jo drejtpërdrejt: çdo rresht ndahet njësoj mes njerëzve të emërtuar. Rruga rrethuese është një rresht për çdo pjesë me të njëjtin pagues — 40 € ndarë Anila, 60 € ndarë Bledi. Herë pas here shkon; nëse shumica e shpenzimeve janë të pabarabarta, kaloni te një mjet me ndarje sipas përqindjes dhe artikullit.

Si e regjistroj një kthim parash?

Si rresht: paguar nga personi që i kthen paratë, shuma, dhe personi që i merr si i vetmi emër te Ndarë mes. Të dyja netot lëvizin dhe historiku mbetet i plotë. Mos fshini dhe mos ndryshoni kurrë një rresht të vjetër që të pasqyroni një pagesë.

Si e nxjerrim kush i paguan kujt?

Lexoni kolonën Neto. Netot negative paguajnë netot pozitive derisa të gjithë të jenë në zero; me tre veta duket menjëherë, me gjashtë ju merr disa minuta në letër. Fleta nuk do t’jua sugjerojë transfertat.

A mjafton një fletë llogaritëse për një banesë të përbashkët?

Për dy a tre veta që ndajnë kryesisht njësoj në një monedhë, po, për sa kohë dikush e mban të përditësuar. Pushon së mjaftuari kur ndarjet bëhen të pabarabarta, kur shfaqet një monedhë e dytë, ose kur vetëm një person po fut ende shpenzime.

Përfundimi

Një fletë llogaritëse që shënon kush pagoi, sa dhe për kë — dhe që i nxjerr bilancet në vend që t’i shkruajë — është mënyrë krejt e mirë që dy a tre veta të ndajnë kosto të barabarta, dhe modeli jua jep këtë me një shkarkim të vetëm. Vini re tri shenjat që puna i ka dalë përmasave: ndarjet e pabarabarta, një monedhë e dytë, dhe një person që shkruan gjithçka.

Shkarkoni Donget falas dhe mbajeni të njëjtin regjistër në telefonin e secilit, me ndarjet e pabarabarta, monedhat dhe shlyerjen e llogaritura për ju.