Så delar du utgifter i ett kalkylark (gratis mall) – och var det slutar fungera

Någon i lägenheten säger ”vi lägger det väl bara i ett kalkylark”. Instinkten är rimlig: alla vet hur ett kalkylark fungerar, ingen behöver installera något, och kostnaderna är enkla – hyra, bredband, mat, och det där enstaka som en lägger ut åt en annan. Frågan är hur arket ska se ut för att fortfarande säga sanningen i månad tre, med fyrtio rader, när någon undrar vem som är skyldig vad.

Svaret är en liten kontobok med tre blad och två formler. Du kan ladda ner mallen eller bygga den för hand på fem minuter. Och det ärliga svaret på ”fungerar det?” är: ett kalkylark fungerar bra för två eller tre personer som delar mest lika, och det går sönder på tre förutsägbara punkter – ojämna delningar, en andra valuta, och stunden då bara en person fortfarande uppdaterar det.

En rad per utgift: kontoboksmodellen

Misstaget de flesta hemsnickrade ark gör är att de håller reda på saldon – en kolumn per person, handinskriven, justerad efter varje inköp. Inom en månad litar ingen på det, för ingen kan se hur en siffra hamnade där.

Modellen som håller är en kontobok: varje utgift är en rad som noterar tre fakta – vem som betalade, hur mycket och för vem. Saldon skrivs aldrig in; de härleds ur raderna med formler, så varje tal går att spåra tillbaka till de rader som skapade det, och en omtvistad post rättas genom att en rad rättas.

Det är också så varje app för att dela utgifter lagrar era data. Kalkylarket är samma idé med bekvämligheterna borttagna.

De tre bladen

Mallen har tre flikar. Bygger du den själv, gör dem i den här ordningen.

1. People (personer). Kolumn A, ett namn per rad, under en rubrik. Allt annat hänvisar till den här listan, så stava varje namn på ett sätt och håll dem korta.

2. Expenses (utgifter). Fem kolumner: Date (datum), Description (beskrivning), Paid by (betald av), Amount (belopp), Split among (delas mellan). ”Betald av” är ett namn från bladet People. ”Delas mellan” är antingen ordet all (alla) eller en lista med namn åtskilda av komma – Johan för något bara Johan är skyldig, Elin, Sara för något två personer delar på. En rad per utgift, äldst överst; ingen ändrar en rad utom för att rätta ett fel.

3. Balances (saldon). En rad per person med tre tal: Paid (utlagt), Owes (personens andel av allt) och Net (utlagt minus andel), plus en kontrollrad som visar att nettona summerar till noll. Gör de inte det är ett namn felstavat någonstans.

Formlerna

Två hjälpkolumner på bladet Expenses gör jobbet. I kolumn F, antalet personer i delningen:

=IF(E2="all", COUNTA(People!A2:A50), LEN(E2)-LEN(SUBSTITUTE(E2,",",""))+1)

För all räknas bladet People; i annat fall räknas kommatecknen plus ett. I kolumn G, andelen per person: =D2/F2. Fyll ner båda.

På bladet Balances, med personens namn i A2:

• Paid (utlagt): =SUMIF(Expenses!C:C, A2, Expenses!D:D) – varje belopp där personen var den som betalade.
• Owes (andel): =SUMIF(Expenses!E:E, "all", Expenses!G:G) + SUMIF(Expenses!E:E, "*"&A2&"*", Expenses!G:G) – andelen av varje all-rad, plus andelen av varje rad som nämner personen vid namn.
• Net (netto): =B2-C2. Positivt betyder att gruppen är skyldig personen; negativt att personen är skyldig gruppen.

En brasklapp: jokertecknet hittar ett namn inuti ett längre, så ”Elin” träffar även ”Evelin”. Håll namnen åtskilda, eller lägg till efternamn. Varje formel här är vanlig SUMIF, COUNTA, LEN och SUBSTITUTE, så filen beter sig likadant i Google Sheets, Excel och LibreOffice. Ett svenskspråkigt Excel visar samma formler som SUMMA.OM, ANTALV, LÄNGD och BYT.UT, med semikolon i stället för komma mellan argumenten – den översättningen gör programmet självt när filen öppnas.

Ett räkneexempel: tre som delar lägenhet

Elin, Johan och Sara delar en lägenhet. En månad har bladet Expenses fyra rader:

Den sista raden är den intressanta. Elin betalade i cykelverkstaden för att Johans kort nekades; det är ett lån, inte en gemensam kostnad, så delningen är Johan ensam. Inget specialfall behövs.

Andelar: de tre all-raderna ger varje person 7 500 + 225 + 600 = 8 325 kr, och Johan bär dessutom reparationen på 900 kr, så hans andel är 9 225 kr. Utlagt: Elin 23 400 kr (hyran plus reparationen), Johan 675 kr, Sara 1 800 kr. Bladet Balances visar:

Båda summorna är 25 875 kr och nettona summerar till noll, så arket går ihop. För att göra upp: Johan betalar Elin 8 550 kr och Sara betalar Elin 6 525 kr. Elin får in 15 075 kr, exakt sitt netto. Två överföringar, alla på noll.

Att bokföra en återbetalning, och göra upp för hand

När Johan betalar Elin de 8 550 kronorna, radera ingenting. Lägg till en rad: ”Johan gör upp”, betald av Johan, belopp 8550, delas mellan Elin. Johans utlagda stiger med 8 550, Elins andel stiger med 8 550, och båda nettona landar där de ska – Johan på noll, Elin på +6 525. En återbetalning är bara en utgift vars enda mottagare är den som får pengarna.

Det arket inte gör är att tala om vem som ska betala vem. Med tre personer läser du av det i kolumnen Net. Med sex och en blandning av plus och minus blir det ett litet pussel: negativa netton betalar till positiva, i så få betalningar som möjligt. Så fungerar skuldförenkling förklarar matchningen; i ett kalkylark gör du den på ett papper.

Där kalkylarket slutar fungera

Tre saker skjuter en lägenhet, en resa eller ett kompisgäng förbi det mallen orkar bära.

1. Ojämna delningar. Mallen delar varje rad lika mellan de namngivna personerna. I samma stund som en rad blir ”Elin betalar 40 % för att hennes rum är större”, eller det kommer en restaurangnota där Sara bara tog en varmrätt, passar formeln inte längre. Du kan fejka det – en rad per andel – men varje kringgående är en sak till som en rumskompis måste komma ihåg i månad tre. Det finns fem sätt att dela en utgift, och kalkylarket klarar ett av dem.

2. En andra valuta. En helg i Berlin lägger till en rad i en annan valuta, och kolumnen Amount lägger tyst ihop kronor med euro. Du kan lägga till en kurskolumn och en kolumn med omräknat belopp, och nu behöver varje rad en handinskriven kurs. Det överlever en resa, inte ett gäng vars medlemmar bor i olika länder. Att dela notor i flera valutor tar upp vad ett sådant gäng behöver.

3. En enda ägare. Det är den som avslutar de flesta ark. Ett delat kalkylark går tekniskt att redigera för alla, men i praktiken äger en person det och de andra lägger kvitton i gruppchatten åt den personen att skriva in. Är ägaren upptagen i två veckor är kontoboken två veckor fel, och ingen kan kolla sitt eget saldo i butiken. Problemet är inte programvaran; att uppdatera ett kalkylark är ett tråkgöra, att logga en utgift i stunden är det inte.

När kalkylarket är rätt verktyg

Var rättvis mot andra sidan också. Två personer som delar hyra och några räkningar, eller tre rumskompisar som delar nästan allt lika, är väl betjänta av mallen. Den är gratis, synlig för alla, och den går att öppna om tio år. Ser era kostnader ut som i räkneexemplet behöver du kanske aldrig något annat. Poängen med att hålla koll på vem som är skyldig dig pengar är en gemensam notering som båda sidor litar på, och ett välbyggt ark är just det. För hyra, el och mat går att dela hyra och räkningar med rumskompisar igenom de överenskommelser som håller raderna enkla.

Gå vidare när du märker att du lägger till hjälpkolumner, räknar om valutor eller påminner en person om att uppdatera arket.

Där Donget kommer in

Donget lagrar samma kontobok som mallen gör – varje utgift har en Betald av, ett belopp och de personer den delas mellan, och fliken Saldon härleder varje tal ur de raderna. Skillnaden ligger i de tre brytpunkterna ovan. En rad kan delas Lika, efter Belopp, efter Procent, efter Multiplikator (andelar) eller post för post via Poster och kostnader, så de ojämna fallen är en knapptryckning i stället för ett kringgående. Varje grupp har en valutainställning, och en utgift kan matas in i en annan valuta. Och eftersom alla lägger in utgifter från sin egen telefon och gruppen synkar i realtid finns ingen ägare att vänta på – allas saldon visar samma netton för alla, och Gör upp föreslår så få överföringar som möjligt för att nolla gruppen, alltså den delen du gjorde på papper.

Man går med via en Inbjudningslänk. För lägenheten i räkneexemplet klarar båda verktygen jobbet; för en resa med sex personer och en delad stuga är kalkylarket där diskussionerna börjar. Vill du välja medvetet ställer utgiftsappar jämförda upp vad varje gratisapp gör och var var och en, Donget inräknat, kommer till korta.

Vanliga frågor

Fungerar mallen både i Google Sheets och i Excel?

Ja. Den använder bara SUMIF, COUNTA, LEN och SUBSTITUTE, som beter sig likadant i Google Sheets, Excel och LibreOffice Calc. Öppna .xlsx-filen i Excel, eller ladda upp den till Google Drive och öppna den med Sheets.

Hur lägger jag in en utgift som bara några delar på?

Skriv namnen med komma emellan i kolumnen Split among i stället för all – till exempel Elin, Sara. Andelen är beloppet delat med antalet namn du skrivit, och bara de personernas siffra i Owes ändras.

Kan kalkylarket dela en utgift ojämnt?

Inte direkt: varje rad delas lika mellan de personer som står namngivna. Kringgåendet är en rad per andel med samma betalare – 600 kr på Elin, 900 kr på Johan. Bra då och då; är de flesta av era utgifter ojämna, gå över till ett verktyg med procent- och postdelning.

Hur bokför jag en återbetalning?

Som en rad: betald av den som betalar tillbaka, beloppet, och den som får pengarna som enda namn i Split among. Båda nettona flyttar sig och historiken förblir hel. Radera eller ändra aldrig en gammal rad för att spegla en betalning.

Hur räknar vi ut vem som ska betala vem?

Läs kolumnen Net. Negativa netton betalar till positiva tills alla står på noll; med tre personer är det uppenbart, med sex tar det några minuter på ett papper. Kalkylarket föreslår inga överföringar.

Räcker ett kalkylark för en delad lägenhet?

För två eller tre personer som delar mest lika i en valuta, ja, så länge någon håller det uppdaterat. Det slutar räcka när delningarna blir ojämna, när en andra valuta dyker upp, eller när bara en person fortfarande matar in utgifterna.

Sammanfattningen

Ett kalkylark som noterar vem som betalade, hur mycket och för vem – och härleder saldona i stället för att skriva in dem – är ett fullgott sätt för två eller tre personer att dela lika kostnader, och mallen ger dig det i en nedladdning. Håll utkik efter de tre tecknen på att det växt ur uppgiften: ojämna delningar, en andra valuta, och en person som skriver in allt.

Ladda ner Donget gratis och ha samma kontobok i allas telefon, med de ojämna delningarna, valutorna och uppgörelsen uträknade åt dig.