Jak dzielić wydatki w arkuszu kalkulacyjnym (darmowy szablon) — i gdzie ta metoda przestaje działać

Ktoś we wspólnym mieszkaniu rzuca: „wrzućmy to po prostu do arkusza”. Odruch jest rozsądny: arkusz zna każdy, nikt nie musi niczego instalować, a koszty są proste — czynsz, internet, zakupy i od czasu do czasu coś, co jedna osoba wykłada za drugą. Pytanie brzmi tylko, jak ten arkusz ma wyglądać, żeby w trzecim miesiącu, przy czterdziestu wierszach, wciąż mówił prawdę, gdy ktoś zapyta, kto komu ile jest winien.

Odpowiedzią jest mały rejestr z trzema arkuszami i dwiema formułami. Możesz pobrać szablon albo zbudować go ręcznie w pięć minut. A uczciwa odpowiedź na pytanie „czy to zadziała” brzmi: arkusz sprawdza się przy dwóch albo trzech osobach, które dzielą się głównie po równo, i pęka w trzech przewidywalnych miejscach — przy nierównych podziałach, przy drugiej walucie i w chwili, gdy aktualizuje go już tylko jedna osoba.

Jeden wiersz na wydatek: model rejestru

Błąd, który popełnia większość domowych arkuszy, to prowadzenie sald — kolumna na osobę, wpisywana ręcznie, poprawiana po każdych zakupach. W miesiąc nikt już temu nie ufa, bo nikt nie widzi, skąd wzięła się dana liczba.

Model, który się broni, to rejestr: każdy wydatek to jeden wiersz z trzema faktami — kto zapłacił, ile i za kogo. Sald nigdy się nie wpisuje; wylicza je formuła z wierszy, więc każdą liczbę da się cofnąć do linijek, które ją utworzyły, a sporny wpis poprawia się korektą jednego wiersza.

Dokładnie tak trzyma twoje dane każda aplikacja do dzielenia wydatków. Arkusz to ten sam pomysł z odjętymi wygodami.

Trzy arkusze

Szablon ma trzy zakładki. Jeśli budujesz go samodzielnie, twórz je w tej kolejności. Nazwy arkuszy i nagłówki kolumn są w szablonie po angielsku, żeby jeden plik wystarczył dla wszystkich języków — polskie odpowiedniki podaję w nawiasach, a formuły poniżej odwołują się do angielskich nazw.

1. People (osoby). Kolumna A, jedno imię w wierszu, pod nagłówkiem. Wszystko inne odwołuje się do tej listy, więc zapisuj każde imię zawsze tak samo i trzymaj je krótkie.

2. Expenses (wydatki). Pięć kolumn: Date (data), Description (opis), Paid by (zapłacone przez), Amount (kwota), Split among (podzielone między). „Paid by” to jedno imię z arkusza People. „Split among” to albo słowo all, albo lista imion oddzielonych przecinkami — Marek dla czegoś, co jest winien tylko Marek, Ania, Tomek dla czegoś, co dzielą dwie osoby. Jeden wiersz na wydatek, najstarszy u góry; nikt nie rusza wiersza inaczej niż po to, żeby poprawić błąd.

3. Balances (salda). Jeden wiersz na osobę i trzy liczby: Paid (wpłacone), Owes (jej udział we wszystkim) i Net (wpłacone minus udział), plus wiersz kontrolny pokazujący, że salda sumują się do zera. Jeśli się nie sumują, gdzieś jest literówka w imieniu.

Formuły

Robotę wykonują dwie kolumny pomocnicze w arkuszu Expenses. W kolumnie F liczba osób w podziale:

=IF(E2="all", COUNTA(People!A2:A50), LEN(E2)-LEN(SUBSTITUTE(E2,",",""))+1)

Przy all liczy arkusz People; w przeciwnym razie liczy przecinki i dodaje jeden. W kolumnie G udział na osobę: =D2/F2. Obie przeciągnij w dół.

W arkuszu Balances, przy imieniu osoby w A2:

• Paid: =SUMIF(Expenses!C:C, A2, Expenses!D:D) — każda kwota, przy której to ona płaciła.
• Owes: =SUMIF(Expenses!E:E, "all", Expenses!G:G) + SUMIF(Expenses!E:E, "*"&A2&"*", Expenses!G:G) — jej udział w każdym wierszu all plus jej udział w każdym wierszu, który wymienia ją z imienia.
• Net: =B2-C2. Dodatnie znaczy, że grupa jest jej winna; ujemne, że ona jest winna grupie.

Jedno zastrzeżenie: znak wieloznaczny znajduje imię także w środku dłuższego, więc „Ania” trafia również w „Stefania”. Trzymaj imiona rozróżnialne albo dopisz nazwiska. Wszystkie formuły to zwykłe SUMIF, COUNTA, LEN i SUBSTITUTE, więc plik zachowuje się tak samo w Google Sheets, Excelu i LibreOffice. Excel w polskiej wersji językowej pokaże te same formuły jako SUMA.JEŻELI, ILE.NIEPUSTYCH, DŁ i PODSTAW, ze średnikami zamiast przecinków między argumentami — przekłada je sam przy otwieraniu pliku.

Rozpisany przykład: mieszkanie na trzy osoby

Ania, Marek i Tomek wynajmują razem mieszkanie w Krakowie. W jednym miesiącu arkusz Expenses ma cztery wiersze:

Najciekawszy jest ostatni wiersz. Ania zapłaciła w serwisie, bo karta Marka została odrzucona; to pożyczka, nie wspólny koszt, więc podział obejmuje samego Marka. Żaden wyjątek nie jest potrzebny.

Udziały: trzy wiersze all dają każdemu 2 000 + 60 + 160 = 2 220 zł, a Marek niesie dodatkowo naprawę za 240 zł, więc jego udział to 2 460 zł. Wpłacone: Ania 6 240 zł (czynsz plus naprawa), Marek 180 zł, Tomek 480 zł. Arkusz Balances pokazuje:

Obie sumy to 6 900 zł, a salda schodzą do zera, więc arkusz jest spójny. Rozliczenie: Marek przelewa Ani 2 280 zł, a Tomek 1 740 zł. Ania dostaje 4 020 zł, dokładnie tyle, ile wynosi jej saldo. Dwa przelewy i wszyscy na zerze.

Zapisywanie zwrotu i rozliczenie na piechotę

Kiedy Marek przelewa Ani 2 280 zł, nie kasuj niczego. Dodaj wiersz: „Marek się rozlicza”, zapłacone przez Marka, kwota 2280, podzielone między Ania. Wpłacone Marka rośnie o 2 280 zł, udział Ani rośnie o 2 280 zł, a oba salda lądują tam, gdzie powinny — Marek na zerze, Ania na +1 740 zł. Zwrot to po prostu wydatek, którego jedynym beneficjentem jest osoba odbierająca pieniądze.

Czego arkusz nie zrobi, to nie powie ci, kto komu ma zapłacić. Przy trzech osobach odczytujesz to wprost z kolumny sald. Przy sześciu i mieszance plusów oraz minusów to mała łamigłówka: ujemne salda płacą dodatnim, w jak najmniejszej liczbie płatności. Jak działa upraszczanie długów tłumaczy to dopasowanie; w arkuszu robisz je na kartce.

Gdzie arkusz przestaje działać

Trzy rzeczy wypychają mieszkanie, wyjazd albo paczkę znajomych poza to, co szablon udźwignie.

1. Nierówne podziały. Szablon dzieli każdy wiersz po równo między wymienione osoby. W chwili, gdy jeden wiersz brzmi „Ania płaci 40%, bo ma większy pokój”, albo pojawia się rachunek z restauracji, na którym Tomek wziął samo danie główne, formuła przestaje pasować. Da się to obejść — jeden wiersz na udział — ale każde obejście to kolejna rzecz, którą współlokator musi pamiętać w trzecim miesiącu. Jest 5 sposobów na podział wydatku, a arkusz obsługuje jeden z nich.

2. Druga waluta. Weekendowy wyjazd dodaje wiersz w innej walucie i kolumna kwot po cichu dolicza euro do złotówek. Możesz dodać kolumnę z kursem i kolumnę z kwotą przeliczoną — i już każdy wiersz wymaga kursu wpisanego ręcznie. Przetrwa to jeden wyjazd, ale nie grupę, której członkowie mieszkają w różnych krajach. Dzielenie rachunków w różnych walutach opisuje, czego taka grupa potrzebuje.

3. Jeden właściciel. To ta rzecz, która kończy większość arkuszy. Wspólny arkusz technicznie może edytować każdy, ale w praktyce prowadzi go jedna osoba, a reszta wrzuca paragony na czat grupowy, żeby ta osoba je przepisała. Kiedy właściciel ma dwa tygodnie zajęte, rejestr jest dwa tygodnie do tyłu i nikt nie sprawdzi własnego salda, stojąc w sklepie. Problemem nie jest oprogramowanie; aktualizowanie arkusza to obowiązek, a zapisanie wydatku na bieżąco nim nie jest.

Kiedy arkusz jest właściwym narzędziem

Bądźmy uczciwi wobec drugiej strony. Dwie osoby dzielące czynsz i kilka rachunków albo troje współlokatorów, którzy dzielą prawie wszystko po równo, są szablonem obsłużeni dobrze. Jest darmowy, widoczny dla wszystkich i otworzy się jeszcze za dziesięć lat. Jeśli twoje koszty wyglądają jak te z przykładu, być może nigdy nie będziesz potrzebować niczego więcej. Sensem pilnowania, kto jest ci winien pieniądze jest wspólny zapis, któremu ufają obie strony, a dobrze zbudowany arkusz nim jest. Przy czynszu, mediach i zakupach dzielenie czynszu i rachunków ze współlokatorami omawia zwyczaje, dzięki którym wiersze zostają proste.

Przesiądź się w chwili, gdy złapiesz się na dodawaniu kolumn pomocniczych, przeliczaniu walut albo przypominaniu jednej osobie, żeby zaktualizowała arkusz.

Gdzie wchodzi Donget

Donget trzyma ten sam rejestr co szablon — każdy wydatek ma Zapłacone przez, kwotę i osoby, między które jest podzielony, a zakładka Salda wylicza każdą liczbę z tych wierszy. Różnica leży w trzech punktach awarii powyżej. Wiersz można podzielić Po równo, Kwotą, Procentem, Mnożnikiem (udziałami) albo pozycja po pozycji przez Pozycje i koszty, więc nierówne przypadki to jedno dotknięcie zamiast obejścia. Każda grupa ma ustawienie Waluta, a wydatek można wpisać w innej walucie. A ponieważ każdy dodaje wydatki z własnego telefonu, a grupa synchronizuje się w czasie rzeczywistym, nie ma na kogo czekać — Salda wszystkich pokazują wszystkim te same liczby, a Rozlicz się proponuje najmniejszą liczbę przelewów, które wyzerują grupę, czyli dokładnie tę część, którą robiłeś na kartce.

Do grupy dołącza się przez Link z zaproszeniem. Dla mieszkania z przykładu oba narzędzia załatwiają sprawę; przy sześcioosobowym wyjeździe ze wspólnym domkiem to arkusz jest miejscem, w którym zaczynają się kłótnie. Żeby wybrać świadomie, porównanie aplikacji do dzielenia wydatków pokazuje, co robi każda darmowa aplikacja i gdzie każda z nich, łącznie z Donget, ma braki.

Najczęstsze pytania

Czy szablon działa w Google Sheets i w Excelu?

Tak. Korzysta wyłącznie z SUMIF, COUNTA, LEN i SUBSTITUTE, które zachowują się tak samo w Google Sheets, Excelu i LibreOffice Calc. Otwórz plik .xlsx w Excelu albo wrzuć go na Dysk Google i otwórz w Sheets.

Jak dodać wydatek, który dzieli tylko część osób?

Wpisz imiona po przecinku w kolumnie Split among zamiast słowa all — na przykład Ania, Tomek. Udział to kwota podzielona przez liczbę wymienionych imion, a zmieniają się tylko wartości Owes tych osób.

Czy arkusz podzieli wydatek nierówno?

Nie wprost: każdy wiersz dzieli się po równo między wymienione osoby. Obejściem jest jeden wiersz na udział, z tym samym płatnikiem — 160 zł na Anię, 240 zł na Marka. Od czasu do czasu w porządku; jeśli większość twoich wydatków jest nierówna, przejdź na narzędzie z podziałem procentowym i pozycja po pozycji.

Jak zapisać zwrot pieniędzy?

Jako wiersz: zapłacone przez osobę oddającą pieniądze, kwota, a osoba otrzymująca jako jedyne imię w Split among. Oba salda się przesuwają, a historia zostaje kompletna. Nigdy nie kasuj ani nie przerabiaj starego wiersza, żeby odnotować płatność.

Jak ustalić, kto komu ma zapłacić?

Odczytaj kolumnę Net. Ujemne salda płacą dodatnim, aż wszyscy wyjdą na zero; przy trzech osobach to oczywiste, przy sześciu zajmuje kilka minut na kartce. Arkusz nie zaproponuje ci przelewów.

Czy arkusz wystarczy dla wspólnego mieszkania?

Dla dwóch albo trzech osób, które dzielą się głównie po równo w jednej walucie — tak, o ile ktoś go aktualizuje. Przestaje wystarczać, gdy podziały robią się nierówne, gdy pojawia się druga waluta albo gdy wydatki wpisuje już tylko jedna osoba.

Podsumowanie

Arkusz, który zapisuje, kto zapłacił, ile i za kogo — i wylicza salda, zamiast pozwalać je wpisywać — jest zupełnie dobrym sposobem na dzielenie równych kosztów przez dwie albo trzy osoby, a szablon daje ci to w jednym pobraniu. Wypatruj trzech sygnałów, że zadanie go przerosło: nierównych podziałów, drugiej waluty i jednej osoby, która przepisuje wszystko za resztę.

Pobierz Donget za darmo i miej ten sam rejestr w telefonie każdej osoby, z nierównymi podziałami, walutami i rozliczeniem policzonymi za ciebie.