Slik deler dere utgifter i et regneark (gratis mal) — og hvor det slutter å fungere

Noen i leiligheten sier “la oss bare lage et regneark”. Det er et fornuftig instinkt: alle vet hvordan et regneark fungerer, ingen må installere noe, og kostnadene er enkle — husleie, internett, dagligvarer, og den ene tingen én la ut for en annen. Spørsmålet er hvordan arket bør se ut for at det fortsatt forteller sannheten i måned tre, med førti rader, når noen spør hvem som skylder hva.

Svaret er et lite regnskap med tre ark og to formler. Du kan laste ned malen eller bygge den for hånd på fem minutter. Og det ærlige svaret på “vil det fungere” er: et regneark fungerer godt for to eller tre personer som deler stort sett likt, og det ryker på tre forutsigbare punkter — ulike delinger, en annen valuta, og øyeblikket der bare én person fortsatt oppdaterer det.

Én rad per utgift: regnskapsmodellen

Feilen de fleste hjemmelagde ark gjør, er å følge saldoer — en kolonne per person, skrevet for hånd, justert etter hvert kjøp. I løpet av en måned stoler ingen på det, fordi ingen kan se hvordan et tall ble til.

Modellen som holder, er et regnskap: hver utgift er én rad som registrerer tre fakta — hvem som betalte, hvor mye, og for hvem. Saldoer skrives aldri inn; de utledes av radene med formel, slik at ethvert tall kan spores tilbake til linjene som skapte det, og en omstridt oppføring rettes ved å korrigere én rad.

Det er også slik enhver app for utgiftsdeling lagrer dataene dine. Regnearket er den samme ideen med bekvemmelighetene fjernet.

De tre arkene

Malen har tre faner. Bygger du den selv, lag dem i denne rekkefølgen.

1. Personer. Kolonne A, ett navn per rad, under en overskrift. Alt annet viser til denne lista, så skriv hvert navn på én måte og hold dem korte.

2. Utgifter. Fem kolonner: Dato, Beskrivelse, Betalt av, Beløp, Delt mellom. “Betalt av” er ett navn fra Personer-arket. “Delt mellom” er enten all eller en kommaseparert liste med navn — Bjørn for noe bare Bjørn skylder, Anne, Christian for noe to deler. Én rad per utgift, eldst øverst; ingen endrer en rad annet enn for å rette en feil.

3. Saldoer. Én rad per person med tre tall: Betalt (hva de har lagt inn), Skylder (andelen deres av alt) og Netto (betalt minus skylder), pluss en kontrollrad som beviser at nettoene går opp i null. Gjør de ikke det, er et navn stavet feil et sted.

Formlene

To hjelpekolonner på Utgifter-arket gjør jobben. I kolonne F, antall personer i delingen:

=IF(E2="all"; COUNTA(Personer!A2:A50); LEN(E2)-LEN(SUBSTITUTE(E2;",";""))+1)

For all telles Personer-arket; ellers telles kommaene og det legges til én. I kolonne G, andelen per person: =D2/F2. Dra begge nedover.

På Saldoer-arket, med personens navn i A2:

• Betalt: =SUMIF(Utgifter!C:C; A2; Utgifter!D:D) — hvert beløp der de var betaler.
• Skylder: =SUMIF(Utgifter!E:E; "all"; Utgifter!G:G) + SUMIF(Utgifter!E:E; "*"&A2&"*"; Utgifter!G:G) — andelen deres av hver all-rad, pluss andelen av hver rad som nevner dem.
• Netto: =B2-C2. Positivt betyr at gruppa skylder dem; negativt at de skylder gruppa.

Ett forbehold: jokertegnet finner et navn inni et lengre, så “Anne” treffer også “Marianne”. Hold navnene tydelig forskjellige, eller legg til etternavn. Alle formlene her er vanlige SUMIF, COUNTA, LEN og SUBSTITUTE, så fila oppfører seg likt i Google Sheets, Excel og LibreOffice.

Et gjennomregnet eksempel: en leilighet med tre

Anne, Bjørn og Christian deler en leilighet. På en måned har Utgifter-arket fire rader:

Den siste raden er den interessante. Anne betalte sykkelverkstedet fordi Bjørns kort ble avvist; det er et lån, ikke en felles kostnad, så delingen er Bjørn alene. Ingen spesialtilfeller nødvendig.

Andeler: de tre all-radene gir hver person 6 000 + 180 + 480 = 6 660 kr, og Bjørn bærer i tillegg reparasjonen på 720 kr, så andelen hans er 7 380 kr. Betalt: Anne 18 720 kr (husleie pluss reparasjon), Bjørn 540 kr, Christian 1 440 kr. Saldoer-arket viser:

Begge summene er 20 700 kr, og nettoene går opp i null, så arket er konsistent. For å gjøre opp: Bjørn betaler Anne 6 840 kr, og Christian betaler Anne 5 220 kr. Anne mottar 12 060 kr, nøyaktig nettoen hennes. To overføringer, alle på null.

Å registrere en tilbakebetaling, og gjøre opp for hånd

Når Bjørn betaler Anne de 6 840 kronene, slett ingenting. Legg til en rad: “Bjørn gjør opp”, betalt av Bjørn, beløp 6 840, delt mellom Anne. Bjørns Betalt stiger med 6 840, Annes Skylder stiger med 6 840, og begge nettoene lander der de skal — Bjørn på null, Anne på +5 220. En tilbakebetaling er bare en utgift der eneste mottaker er den som blir betalt.

Det arket ikke vil gjøre, er å fortelle dere hvem som bør betale hvem. Med tre personer leser dere det av Netto-kolonnen. Med seks og en blanding av pluss og minus er det et lite puslespill: negative nettoer betaler positive nettoer, med færrest mulig betalinger. Hvordan gjeldsforenkling fungerer forklarer matchingen; i et regneark gjør dere det på papir.

Hvor regnearket slutter å fungere

Tre ting skyver en leilighet, en tur eller en vennegjeng forbi det malen klarer.

1. Ulike delinger. Malen deler hver rad likt mellom personene som er nevnt. I det øyeblikket en rad er “Anne betaler 40 % fordi rommet hennes er større”, eller en restaurantregning der Christian bare tok en hovedrett, passer ikke formelen lenger. Du kan jukse deg rundt det — én rad per andel — men hver omvei er enda en ting en samboer må huske i måned tre. Det finnes fem måter å dele en utgift på, og regnearket gjør én av dem.

2. En annen valuta. En helgetur legger til en rad i en annen valuta, og Beløp-kolonnen legger stille kroner sammen med euro. Du kan legge til en kurskolonne og en omregnet-beløp-kolonne, og nå trenger hver rad en kurs skrevet inn for hånd. Det overlever én tur, ikke en gjeng med medlemmer i ulike land. Å dele regninger på tvers av valutaer dekker hva en slik gjeng trenger.

3. Én eier. Dette er det som avslutter de fleste ark. Et delt regneark kan teknisk redigeres av alle, men i praksis eier én person det, og de andre legger kvitteringer i gruppechatten som den personen skal taste inn. Er eieren opptatt i to uker, er regnskapet to uker feil, og ingen kan sjekke sin egen saldo i butikken. Problemet er ikke programvaren; å oppdatere et regneark er et ork, og å registrere en utgift i øyeblikket er det ikke.

Når regnearket er riktig verktøy

Vær rettferdig mot den andre siden. To personer som deler husleie og et par regninger, eller tre samboere som deler nesten alt likt, er godt tjent med malen. Den er gratis, synlig for alle, og den vil fortsatt åpne seg om ti år. Ser kostnadene deres ut som i eksempelet, får dere kanskje aldri bruk for noe annet. Poenget med å holde oversikt over hvem som skylder deg penger er et felles regnskap begge parter stoler på, og et godt bygget ark er ett. For husleie, strøm og handling dekker å dele husleie og regninger med samboere konvensjonene som holder radene enkle.

Gå videre når du oppdager at du legger til hjelpekolonner, regner om valutaer eller minner én person på å oppdatere.

Hvor Donget kommer inn

Donget lagrer det samme regnskapet som malen — hver utgift har en Betalt av, et beløp og personene den deles mellom, og fanen Saldoer utleder hvert tall fra de radene. Forskjellen er de tre bristepunktene over. En rad kan deles Likt, etter Beløp, etter Prosent, etter Multiplikator (andeler) eller linje for linje gjennom Elementer og kostnader, så de ulike tilfellene er ett trykk i stedet for en omvei. Hver gruppe har en valutainnstilling, og en utgift kan legges inn i en annen valuta. Og fordi alle legger inn utgifter fra sin egen telefon og gruppa synkroniserer i sanntid, finnes det ingen eier å vente på — saldoene viser de samme nettoene til alle, og Gjør opp foreslår færrest mulig overføringer som lukker gruppa, nettopp den delen dere gjorde på papir.

Folk blir med via en invitasjonslenke. For leiligheten i eksempelet gjør begge verktøy jobben; for en tur med seks personer og en felles hytte er regnearket der kranglene begynner. For å velge bevisst setter apper for utgiftsdeling sammenlignet opp hva hver gratis app gjør, og hvor hver av dem, Donget inkludert, kommer til kort.

Ofte stilte spørsmål

Fungerer malen i Google Sheets og Excel?

Ja. Den bruker bare SUMIF, COUNTA, LEN og SUBSTITUTE, som oppfører seg likt i alle tre.

Hvordan legger jeg inn en utgift bare noen deler?

Skriv navnene atskilt med komma i kolonnen Delt mellom i stedet for all — for eksempel Anne, Christian.

Kan regnearket dele en utgift ulikt?

Ikke direkte. Løsningen er én rad per andel. Er de fleste utgiftene ulike, bytt til et verktøy med prosent- og linjedeling.

Hvordan registrerer jeg en tilbakebetaling?

Som en rad: betalt av den som betaler tilbake, og mottakeren som eneste navn i Delt mellom.

Hvordan finner vi ut hvem som betaler hvem?

Les Netto-kolonnen. Negative nettoer betaler positive. Regnearket foreslår ikke overføringer.

Er et regneark nok for et bokollektiv?

For to eller tre personer som deler stort sett likt i én valuta, ja — så lenge noen holder det oppdatert.

Kort oppsummert

Et regneark som registrerer hvem som betalte, hvor mye og for hvem — og utleder saldoene i stedet for å skrive dem inn — er en helt god måte for to eller tre personer å dele like kostnader på, og malen gir deg det med én nedlasting. Se etter de tre tegnene på at den har vokst fra oppgaven: ulike delinger, en annen valuta, og én person som taster alt.

Last ned Donget gratis og hold det samme regnskapet på alles telefon, med de ulike delingene, valutaene og oppgjøret regnet ut for deg.