Kako dijeliti troškove u tabeli (besplatan šablon) — i gdje to prestaje raditi

Neko u stanu kaže „hajde da to samo stavimo u tabelu“. To je razuman instinkt: svi znaju kako tabela radi, niko ne mora ništa instalirati, a troškovi su jednostavni — kirija, internet, namirnice, po neka stvar koju jedna osoba pokrije za drugu. Pitanje je kako list treba izgledati da i u trećem mjesecu, sa četrdeset redova, govori istinu kad neko pita ko šta duguje.

Odgovor je mala knjiga s tri lista i dvije formule. Možete preuzeti šablon ili ga izgraditi ručno za pet minuta. A iskren odgovor na „hoće li raditi“ je: tabela radi dobro za dvoje ili troje koji dijele uglavnom ravnomjerno, a puca u tri predvidive tačke — neravnomjerne podjele, druga valuta, i trenutak kad je samo jedna osoba još ažurira.

Jedan red po trošku: model knjige

Greška koju pravi većina domaćih listova je praćenje stanja — kolona po osobi, kucana ručno, prilagođavana nakon svake kupovine. U roku od mjesec dana niko joj ne vjeruje, jer niko ne vidi kako je neki broj tamo stigao.

Model koji izdrži je knjiga: svaki trošak je jedan red koji bilježi tri činjenice — ko je platio, koliko i za koga. Stanja se nikad ne kucaju; izvode se iz redova formulom, pa svaki broj vodi nazad do linija koje su ga proizvele, a sporna stavka se popravi ispravkom jednog reda.

Tako i svaka aplikacija za dijeljenje troškova čuva vaše podatke. Tabela je ista ideja s uklonjenim pogodnostima.

Tri lista

Šablon ima tri kartice. Ako ga pravite sami, napravite ih ovim redom.

1. Ljudi. Kolona A, jedno ime po redu, ispod zaglavlja. Sve ostalo se poziva na ovaj spisak, pa svako ime pišite na jedan način i držite ih kratkim.

2. Troškovi. Pet kolona: Datum, Opis, Platio, Iznos, Dijeli se među. „Platio“ je jedno ime s lista Ljudi. „Dijeli se među“ je ili all, ili spisak imena odvojenih zarezima — Emir za nešto što duguje samo Emir, Amina, Lejla za nešto što dijele dvoje. Jedan red po trošku, najstariji na vrhu; niko ne mijenja red osim da ispravi grešku.

3. Stanja. Jedan red po osobi s tri broja: Platio (koliko je uložio), Duguje (njegov dio svega) i Neto (platio minus duguje), plus kontrolni red koji dokazuje da se neto iznosi sabiraju na nulu. Ako se ne sabiraju, negdje je ime pogrešno napisano.

Formule

Dvije pomoćne kolone na listu Troškovi rade posao. U koloni F, broj ljudi u podjeli:

=IF(E2="all", COUNTA(People!A2:A50), LEN(E2)-LEN(SUBSTITUTE(E2,",",""))+1)

Za all broji list Ljudi; inače broji zareze i dodaje jedan. U koloni G, dio po osobi: =D2/F2. Povucite obje nadolje.

Na listu Stanja, s imenom osobe u A2:

• Platio: =SUMIF(Expenses!C:C, A2, Expenses!D:D) — svaki iznos gdje je bio platilac.
• Duguje: =SUMIF(Expenses!E:E, "all", Expenses!G:G) + SUMIF(Expenses!E:E, "*"&A2&"*", Expenses!G:G) — njegov dio svakog all reda, plus njegov dio svakog reda koji ga imenuje.
• Neto: =B2-C2. Pozitivno znači da grupa duguje njemu; negativno da on duguje grupi.

Jedno upozorenje: džoker pronalazi ime unutar dužeg, pa „Ana“ odgovara i „Dijana“. Držite imena različitim, ili dodajte prezimena. Svaka formula ovdje je obični SUMIF, COUNTA, LEN i SUBSTITUTE, pa se datoteka ponaša isto u Google Sheetsu, Excelu i LibreOfficeu.

Razrađen primjer: stan s troje

Amina, Emir i Lejla dijele stan. Jedan mjesec, list Troškovi ima četiri reda:

Posljednji red je zanimljiv. Amina je platila u servisu jer je Emirova kartica odbijena; to je pozajmica, a ne zajednički trošak, pa je podjela samo Emir. Nikakav poseban slučaj nije potreban.

Dijelovi: tri all reda daju svakome 1.000 + 30 + 80 = 1.110 KM, a Emir nosi i popravku od 120 KM, pa je njegov dio 1.230 KM. Plaćeno: Amina 3.120 KM (kirija plus popravka), Emir 90 KM, Lejla 240 KM. List Stanja glasi:

Oba zbira su 3.450 KM i neto iznosi se sabiraju na nulu, znači list je konzistentan. Za namirenje: Emir plaća Amini 1.140 KM, a Lejla plaća Amini 870 KM. Amina prima 2.010 KM, tačno svoj neto. Dva transfera, svi na nuli.

Bilježenje vraćanja i ručno namirenje

Kad Emir plati Amini 1.140 KM, ne brišite ništa. Dodajte red: „Emir se namiruje“, platio Emir, iznos 1.140, dijeli se među Amina. Emirovo Platio raste za 1.140, Aminino Duguje raste za 1.140, i oba neta padnu gdje treba — Emir na nulu, Amina na +870. Vraćanje je samo trošak čiji je jedini korisnik onaj kome se plaća.

Ono što list neće uraditi je da vam kaže ko kome treba platiti. S troje to pročitate iz kolone Neto. Sa šestero i mješavinom pozitivnih i negativnih to je mala zagonetka: negativni plaćaju pozitivnima, s najmanje plaćanja koja to postignu. Kako radi pojednostavljivanje dugova objašnjava uparivanje; u tabeli to radite na papiru.

Gdje tabela prestaje raditi

Tri stvari guraju stan, putovanje ili društvo preko onoga što šablon može ponijeti.

1. Neravnomjerne podjele. Šablon dijeli svaki red ravnomjerno među imenovanima. U trenutku kad je jedan red „Amina plaća 40% jer joj je soba veća“, ili restoranski račun gdje je Lejla uzela samo glavno jelo, formula više ne odgovara. Možete to odglumiti — jedan red po dijelu — ali svaki zaobilazak je još jedna stvar koju cimer mora pamtiti u trećem mjesecu. Postoji pet načina da podijelite trošak, a tabela radi jedan od njih.

2. Druga valuta. Vikend vani doda red u drugoj valuti, i kolona Iznos tiho sabira marke s eurima. Možete dodati kolonu za kurs i kolonu za preračunat iznos, i sad svaki red traži kurs kucan ručno. Preživi jedno putovanje, ali ne i grupu čiji članovi žive u različitim zemljama. Dijeljenje računa u više valuta pokriva šta takvoj grupi treba.

3. Jedan vlasnik. Ovo je ono što okonča većinu listova. Zajedničku tabelu tehnički uređuju svi, ali u praksi je jedna osoba posjeduje, a ostali šalju račune u grupni chat da ih ta osoba kuca. Kad je vlasnik zauzet dvije sedmice, knjiga je dvije sedmice pogrešna, i niko ne može provjeriti svoje stanje u prodavnici. Problem nije softver; ažuriranje tabele je obaveza, a bilježenje troška u trenutku nije.

Kad je tabela pravi alat

Budite pošteni prema drugoj strani. Dvoje koji dijele kiriju i nekoliko računa, ili troje cimera koji dijele gotovo sve ravnomjerno, šablon dobro poslužuje. Besplatan je, vidljiv svima, i otvarat će se i za deset godina. Ako vaši troškovi izgledaju kao razrađen primjer, možda vam nikad neće trebati ništa drugo. Poenta praćenja ko vam duguje novac je zajednički zapis kojem obje strane vjeruju, a dobro napravljen list je upravo to. Za kiriju, režije i namirnice, dijeljenje kirije i računa s cimerima pokriva konvencije koje redove drže jednostavnim.

Pređite kad se uhvatite da dodajete pomoćne kolone, preračunavate valute ili podsjećate jednu osobu da ažurira.

Gdje tu ulazi Donget

Donget čuva istu knjigu kao šablon — svaki trošak ima Platio, iznos i ljude među kojima se dijeli, a kartica Stanja izvodi svaki broj iz tih redova. Razlika su tri tačke otkazivanja odozgo. Red se može podijeliti Jednako, po Iznosu, po Procentu, po Množiocu ili stavku po stavku kroz Stavke i troškove, pa su neravnomjerni slučajevi dodir, a ne zaobilazak. Svaka grupa ima postavku Valuta, a trošak se može unijeti u drugoj valuti. I pošto svako dodaje troškove sa svog telefona, a grupa se sinhronizuje u realnom vremenu, nema vlasnika kojeg treba čekati — Stanja svih pokazuju iste neto iznose svima, a Namiri dugove predlaže najmanje transfera koji čiste grupu, dio koji ste radili na papiru.

Ljudi ulaze preko Pozivnog linka. Za stan iz razrađenog primjera, oba alata obavljaju posao; za putovanje šestero ljudi sa zajedničkom kućom, tabela je mjesto gdje počinju rasprave. Da biste birali svjesno, aplikacije za dijeljenje troškova upoređene iznose šta radi svaka besplatna aplikacija i gdje svaka, uključujući Donget, podbaci.

Često postavljana pitanja

Radi li šablon u Google Sheetsu i Excelu?

Da. Koristi samo SUMIF, COUNTA, LEN i SUBSTITUTE, koji se ponašaju isto u sva tri.

Kako da dodam trošak koji dijele samo neki ljudi?

Upišite imena, odvojena zarezima, u kolonu Dijeli se među umjesto all — na primjer Amina, Lejla.

Može li tabela podijeliti trošak neravnomjerno?

Ne direktno. Zaobilazak je jedan red po dijelu — 80 KM dijeli Amina, 120 KM dijeli Emir.

Kako da zabilježim vraćanje novca?

Kao red: platio onaj ko vraća, iznos, i onaj kome se vraća kao jedino ime u Dijeli se među.

Kako da izračunamo ko kome plaća?

Pročitajte kolonu Neto. Negativni plaćaju pozitivnima dok svi ne budu na nuli.

Je li tabela dovoljna za zajednički stan?

Za dvoje ili troje koji dijele uglavnom ravnomjerno u jednoj valuti, da, dok je god neko održava.

Zaključak

Tabela koja bilježi ko je platio, koliko i za koga — i izvodi stanja umjesto da ih kuca — sasvim je dobar način da dvoje ili troje dijele jednake troškove, a šablon vam to daje jednim preuzimanjem. Pazite na tri znaka da je posao prerastao: neravnomjerne podjele, druga valuta, i jedna osoba koja sve kuca.

Preuzmite Donget besplatno i držite istu knjigu na svačijem telefonu, s neravnomjernim podjelama, valutama i namirenjem izračunatim umjesto vas.