كيف تقسّم المصاريف في جدول بيانات (قالب مجاني) — وأين يتوقف عن العمل

يقول أحد سكان الشقة: «لنضع كل شيء في جدول بيانات.» اقتراح معقول: الجميع يعرف كيف يعمل الجدول، ولا أحد مضطر لتثبيت شيء، والمصاريف بسيطة — إيجار، إنترنت، مشتريات البيت، وشيء يدفعه أحدهم عن الآخر بين حين وآخر. السؤال هو: كيف ينبغي أن يبدو الجدول ليظل صادقًا في الشهر الثالث، بأربعين صفًّا، حين يسأل أحدهم من يدين لمن.

الجواب دفتر حسابات صغير من ثلاث أوراق ومعادلتين. يمكنك تنزيل القالب أو بناؤه يدويًّا في خمس دقائق. أما الجواب الصادق على «هل سيعمل؟» فهو: الجدول يعمل جيدًا لشخصين أو ثلاثة يقسمون معظم المصاريف بالتساوي، وينكسر عند ثلاث نقاط يمكن التنبؤ بها — التقسيم غير المتساوي، والعملة الثانية، واللحظة التي لا يبقى فيها سوى شخص واحد يحدّثه.

صف لكل مصروف: نموذج دفتر الحسابات

الخطأ الذي تقع فيه معظم الجداول المنزلية هو تتبّع الأرصدة — عمود لكل شخص، يُكتب يدويًّا ويُعدَّل بعد كل عملية شراء. خلال شهر لا يثق به أحد، لأن لا أحد يستطيع أن يرى كيف وصل رقم ما إلى حيث هو.

النموذج الذي يصمد هو دفتر الحسابات: كل مصروف صف واحد يسجّل ثلاث حقائق — من دفع، وكم، ولأجل من. الأرصدة لا تُكتب أبدًا؛ تُشتق من الصفوف بالمعادلات، فيعود أي رقم إلى الأسطر التي أنتجته، ويُصحَّح أي بند مختلَف عليه بتعديل صف واحد.

هكذا أيضًا يخزّن كل تطبيق لتقسيم المصاريف بياناتك. الجدول هو الفكرة نفسها بعد نزع وسائل الراحة منها.

الأوراق الثلاث

القالب فيه ثلاث أوراق، وأسماء الأوراق والأعمدة بالإنجليزية ليصلح الملف نفسه للجميع. إن كنت تبنيه بنفسك، فابنِها بهذا الترتيب.

1. People (الأشخاص). العمود A، اسم واحد في كل صف تحت عنوان. كل ما عداها يرجع إلى هذه القائمة، فاكتب كل اسم بطريقة واحدة واجعله قصيرًا.

2. Expenses (المصاريف). خمسة أعمدة: Date (التاريخ)، Description (الوصف)، Paid by (من دفع)، Amount (المبلغ)، Split among (مقسوم بين). «Paid by» اسم واحد من ورقة People. «Split among» إما all وإما قائمة أسماء مفصولة بفواصل إنجليزية (,) — باسم لشيء يدين به باسم وحده، أمل, كريم لشيء يتشاركه شخصان. صف لكل مصروف، الأقدم في الأعلى؛ لا أحد يعدّل صفًّا إلا لتصحيح خطأ.

3. Balances (الأرصدة). صف لكل شخص بثلاثة أرقام: Paid (ما دفعه)، Owes (حصته من كل شيء)، وNet (المدفوع ناقص الحصة)، إضافة إلى صف تحقق يثبت أن مجموع الصوافي صفر. إن لم يكن صفرًا، فثمة اسم مكتوب خطأ في مكان ما.

المعادلات

عمودان مساعدان في ورقة Expenses يقومان بالعمل. في العمود F، عدد الأشخاص في التقسيم:

=IF(E2="all", COUNTA(People!A2:A50), LEN(E2)-LEN(SUBSTITUTE(E2,",",""))+1)

مع all تَعُدّ ورقة People؛ وإلا فهي تَعُدّ الفواصل وتضيف واحدًا. في العمود G، حصة الشخص الواحد: =D2/F2. اسحب الاثنين إلى الأسفل.

في ورقة Balances، مع اسم الشخص في الخلية A2:

• Paid: =SUMIF(Expenses!C:C, A2, Expenses!D:D) — كل مبلغ كان هو دافعه.
• Owes: =SUMIF(Expenses!E:E, "all", Expenses!G:G) + SUMIF(Expenses!E:E, "*"&A2&"*", Expenses!G:G) — حصته من كل صف all، زائد حصته من كل صف يذكر اسمه.
• Net: =B2-C2. الموجب يعني أن المجموعة تدين له؛ والسالب يعني أنه يدين للمجموعة.

تنبيه واحد: علامتا النجمة تجدان الاسم داخل اسم أطول، فـ«كريم» يطابق «كريمة» أيضًا. أبقِ الأسماء متمايزة أو أضف اسم العائلة. كل المعادلات هنا SUMIF وCOUNTA وLEN وSUBSTITUTE عادية، فيتصرف الملف بالطريقة نفسها في Google Sheets وExcel وLibreOffice.

مثال محلول: سكن مشترك من ثلاثة

أمل وباسم وكريم يتشاركون شقة. في أحد الشهور، تحوي ورقة Expenses أربعة صفوف:

الصف الأخير هو المثير للاهتمام. دفعت أمل لورشة الدراجات لأن بطاقة باسم رُفضت؛ هذا قرض لا مصروف مشترك، فالتقسيم على باسم وحده. لا حاجة إلى حالة خاصة.

الحصص: صفوف all الثلاثة تعطي كل شخص 500 + 15 + 40 = 555 دولارًا، ويحمل باسم إضافة إلى ذلك تصليح الدراجة بـ 60 دولارًا، فحصته 615 دولارًا. المدفوع: أمل 1,560 دولارًا (الإيجار زائد التصليح)، باسم 45 دولارًا، كريم 120 دولارًا. تقرأ ورقة Balances هكذا:

المجموعان 1,725 دولارًا والصوافي تجمع إلى صفر، فالجدول متّسق. للتسوية: يدفع باسم لأمل 570 دولارًا ويدفع كريم لأمل 435 دولارًا. تتلقى أمل 1,005 دولارات، صافيها بالضبط. تحويلان، والجميع عند الصفر.

تسجيل السداد، والتسوية يدويًّا

حين يدفع باسم لأمل الـ 570 دولارًا، لا تحذف شيئًا. أضف صفًّا: «تسوية باسم»، الدافع باسم، المبلغ 570، مقسوم بين أمل. يرتفع Paid لباسم بمقدار 570، ويرتفع Owes لأمل بمقدار 570، ويستقر صافي الاثنين حيث ينبغي — باسم عند الصفر، وأمل عند +435. السداد ليس سوى مصروف مستفيده الوحيد هو الشخص الذي يُدفع له.

ما لن يفعله الجدول هو أن يخبرك من ينبغي أن يدفع لمن. مع ثلاثة أشخاص تقرؤه من عمود Net. ومع ستة وخليط من الموجب والسالب يصبح أحجية صغيرة: أصحاب الصافي السالب يدفعون لأصحاب الصافي الموجب، بأقل عدد من الدفعات يحقق ذلك. كيف يعمل تبسيط الديون يشرح المطابقة؛ في الجدول تفعلها على الورق.

أين يتوقف الجدول عن العمل

ثلاثة أشياء تدفع شقة أو رحلة أو مجموعة أصدقاء إلى ما وراء ما يستطيع القالب حمله.

1. التقسيم غير المتساوي. القالب يقسّم كل صف بالتساوي بين الأشخاص المذكورين. ما إن يصبح أحد الصفوف «أمل تدفع 40% لأن غرفتها أكبر»، أو فاتورة مطعم لم يأكل فيها كريم سوى طبق رئيسي، حتى تعجز المعادلة. يمكنك التحايل — صف لكل حصة — لكن كل حيلة شيء إضافي على شريك السكن أن يتذكره في الشهر الثالث. هناك خمس طرق لتقسيم مصروف، والجدول يتقن واحدة منها.

2. عملة ثانية. عطلة نهاية أسبوع في إسطنبول تضيف صفًّا بعملة أخرى، فيجمع عمود Amount الدولارات إلى الليرات بصمت. يمكنك إضافة عمود لسعر الصرف وعمود للمبلغ المحوَّل، وصار كل صف يحتاج إلى سعر يُكتب يدويًّا. يصمد لرحلة واحدة، لا لمجموعة يعيش أعضاؤها في بلدان مختلفة. تقسيم الفواتير بعملات مختلفة يغطي ما تحتاجه مجموعة كهذه.

3. مالك واحد. هذه هي التي تُنهي معظم الجداول. الجدول المشترك قابل للتعديل من الجميع نظريًّا، لكن عمليًّا يملكه شخص واحد ويرسل الآخرون الإيصالات في مجموعة الدردشة ليكتبها هو. حين ينشغل المالك أسبوعين، يكون الدفتر خاطئًا أسبوعين، ولا يستطيع أحد التحقق من رصيده وهو في المتجر. المشكلة ليست في البرنامج؛ تحديث الجدول عبء، وتسجيل المصروف في لحظته ليس كذلك.

متى يكون الجدول هو الأداة الصحيحة

لنكن منصفين للطرف الآخر. شخصان يقسمان الإيجار وبضع فواتير، أو ثلاثة شركاء سكن يقسمون كل شيء تقريبًا بالتساوي، يخدمهم القالب جيدًا. مجاني، مرئي للجميع، وسيظل يُفتح بعد عشر سنوات. إن كانت مصاريفكم تشبه المثال المحلول، فقد لا تحتاجون إلى أي شيء آخر أبدًا. الغاية من تتبّع من يدين لك بالمال هي سجل مشترك يثق به الطرفان، والجدول المبني جيدًا واحد منها. أما الإيجار والمرافق والمشتريات، فـتقسيم الإيجار والفواتير مع شركاء السكن يغطي الأعراف التي تُبقي الصفوف بسيطة.

انتقل حين تجد نفسك تضيف أعمدة مساعدة، أو تحوّل عملات، أو تذكّر شخصًا واحدًا بأن يحدّثه.

أين يأتي دور دونجت

دونجت يخزّن دفتر الحسابات نفسه الذي يخزّنه القالب — لكل مصروف حقل دفعه ومبلغ وأشخاص قُسم بينهم، وتبويب الأرصدة يشتق كل رقم من تلك الصفوف. الفرق في نقاط الفشل الثلاث أعلاه. يمكن تقسيم الصف بالتساوي أو بالمبلغ أو بالنسبة المئوية أو بالمضاعِف (الحصص) أو عنصرًا عنصرًا عبر العناصر والتكاليف، فتصبح الحالات غير المتساوية نقرة لا حيلة. لكل مجموعة إعداد العملة، ويمكن إدخال مصروف بعملة أخرى. ولأن الجميع يضيف المصاريف من هاتفه والمجموعة تتزامن لحظيًّا، لا مالك تنتظره — رصيد كل عضو يعرض الصوافي نفسها للجميع، وتسوية الحسابات تقترح أقل عدد من التحويلات يصفّي المجموعة، أي الجزء الذي كنت تفعله على الورق.

ينضم الناس عبر رابط الدعوة. لشقة المثال المحلول، أي الأداتين تفي بالغرض؛ أما لرحلة من ستة أشخاص بشاليه مشترك، فالجدول هو حيث تبدأ الخلافات. وللاختيار عن قصد، مقارنة تطبيقات تقسيم المصاريف تعرض ما يفعله كل تطبيق مجاني وأين يقصّر كل منها، ودونجت معها.

الأسئلة الشائعة

هل يعمل القالب في Google Sheets وExcel معًا؟

نعم. لا يستخدم سوى SUMIF وCOUNTA وLEN وSUBSTITUTE، وهي تتصرف بالطريقة نفسها في Google Sheets وExcel وLibreOffice Calc. افتح ملف .xlsx في Excel، أو ارفعه إلى Google Drive وافتحه بـ Sheets.

كيف أضيف مصروفًا يتشاركه بعض الأشخاص فقط؟

اكتب الأسماء مفصولة بفواصل في عمود Split among بدلًا من all — مثلًا أمل, كريم. الحصة هي المبلغ مقسومًا على عدد الأسماء المذكورة، ولا يتغير رقم Owes إلا لهؤلاء الأشخاص.

هل يستطيع الجدول تقسيم مصروف بشكل غير متساوٍ؟

ليس مباشرة: كل صف يُقسَّم بالتساوي بين الأشخاص المذكورين. الحل البديل صف لكل حصة بالدافع نفسه — 40 دولارًا على أمل، 60 دولارًا على باسم. لا بأس به من حين لآخر؛ أما إذا كانت معظم مصاريفكم غير متساوية، فانتقلوا إلى أداة فيها تقسيم بالنسبة المئوية وبالعناصر.

كيف أسجّل سدادًا؟

على هيئة صف: الدافع هو من يسدّد، والمبلغ، والشخص المسدَّد له هو الاسم الوحيد في Split among. يتحرك صافي الاثنين ويبقى السجل كاملًا. لا تحذف صفًّا قديمًا ولا تعدّله أبدًا لتعكس دفعة.

كيف نعرف من يدفع لمن؟

اقرأ عمود Net. أصحاب الصافي السالب يدفعون لأصحاب الصافي الموجب حتى يصل الجميع إلى الصفر؛ مع ثلاثة أشخاص الأمر بديهي، ومع ستة يستغرق بضع دقائق على الورق. الجدول لن يقترح التحويلات.

هل يكفي الجدول لسكن مشترك؟

لشخصين أو ثلاثة يقسمون معظم مصاريفهم بالتساوي وبعملة واحدة، نعم، ما دام أحدهم يبقيه محدَّثًا. ويتوقف عن الكفاية حين تصبح التقسيمات غير متساوية، أو تظهر عملة ثانية، أو يبقى شخص واحد فقط يُدخل المصاريف.

الخلاصة

جدول يسجّل من دفع وكم ولأجل من — ويشتق الأرصدة بدل كتابتها — طريقة جيدة تمامًا لشخصين أو ثلاثة لتقسيم مصاريف متساوية، والقالب يمنحك ذلك بتنزيل واحد. راقب العلامات الثلاث التي تدل على أنه كبر على المهمة: تقسيم غير متساوٍ، وعملة ثانية، وشخص واحد يقوم بكل الكتابة.

نزّل دونجت مجانًا واحتفظ بدفتر الحسابات نفسه على هواتف الجميع، مع التقسيمات غير المتساوية والعملات والتسوية محسوبة لك.