איך מחלקים הוצאות בגיליון אלקטרוני (תבנית חינמית) — ואיפה זה מפסיק לעבוד
תבנית חינמית לחלוקת הוצאות ב-Google Sheets וב-Excel, הנוסחאות שמאחוריה, דוגמה מחושבת לדירת שותפים ושלוש הנקודות שבהן הגיליון מפסיק לעבוד.
מישהו בדירה אומר: “בואו פשוט נכניס את זה לגיליון.” זו אינטואיציה סבירה — כולם יודעים איך גיליון עובד, אף אחד לא צריך להתקין כלום, וההוצאות פשוטות: שכר דירה, אינטרנט, קניות לבית, ומדי פעם משהו שאחד מכסה בשביל אחר. השאלה היא איך הגיליון צריך להיראות כדי שהוא עדיין יגיד את האמת בחודש השלישי, עם ארבעים שורות, כשמישהו שואל מי חייב למי.
התשובה היא יומן רישום קטן עם שלושה גיליונות ושתי נוסחאות. אפשר להוריד את התבנית או לבנות אותה ביד בחמש דקות. והתשובה הכנה לשאלה “האם זה יעבוד” היא: גיליון עובד היטב לשניים או שלושה אנשים שמחלקים את רוב הדברים בשווה, והוא נשבר בשלוש נקודות צפויות — חלוקה לא שווה, מטבע שני, והרגע שבו נשאר רק אדם אחד שמעדכן אותו.
שורה אחת לכל הוצאה: מודל היומן
הטעות שרוב הגיליונות הביתיים עושים היא מעקב אחרי יתרות — עמודה לכל אדם, מוקלדת ביד, מתוקנת אחרי כל קנייה. תוך חודש אף אחד לא סומך עליה, כי אף אחד לא יכול לראות איך מספר מסוים הגיע למקום שבו הוא נמצא.
המודל שמחזיק מעמד הוא יומן: כל הוצאה היא שורה אחת שמתעדת שלוש עובדות — מי שילם, כמה, ובשביל מי. יתרות לעולם לא מוקלדות; הן נגזרות מהשורות בעזרת נוסחה, כך שכל מספר חוזר אל השורות שיצרו אותו, ורישום שנוי במחלוקת מתוקן בתיקון של שורה אחת.
ככה בדיוק גם כל אפליקציה לחלוקת הוצאות שומרת את הנתונים שלכם. הגיליון הוא אותו רעיון אחרי שמורידים ממנו את הנוחות.
שלושת הגיליונות
בתבנית שלוש לשוניות, ושמות הגיליונות והעמודות באנגלית כדי שאותו קובץ עצמו יתאים לכולם. אם אתם בונים אותה בעצמכם, בנו אותן בסדר הזה.
1. People (אנשים). עמודה A, שם אחד בכל שורה, מתחת לכותרת. כל השאר מפנה לרשימה הזאת, אז כתבו כל שם בצורה אחת ושמרו על שמות קצרים.
2. Expenses (הוצאות). חמש עמודות: Date (תאריך), Description (תיאור), Paid by (מי שילם), Amount (סכום), Split among (מחולק בין). העמודה Paid by מקבלת שם אחד מגיליון People. העמודה Split among מקבלת או all או רשימת שמות מופרדת בפסיקים — איתי למשהו שרק איתי חייב עליו, נועה, מאיה למשהו ששניים חולקים. שורה אחת לכל הוצאה, הישנה ביותר למעלה; אף אחד לא עורך שורה אלא כדי לתקן טעות.
3. Balances (יתרות). שורה אחת לכל אדם עם שלושה מספרים: Paid (מה ששילם), Owes (החלק שלו בכל דבר) ו-Net (מה ששילם פחות החלק שלו), ובנוסף שורת בדיקה שמוכיחה שסכום כל ערכי הנטו הוא אפס. אם הוא לא אפס, יש איפשהו שם שכתוב לא נכון.
הנוסחאות
שתי עמודות עזר בגיליון Expenses עושות את העבודה. בעמודה F, מספר האנשים בחלוקה:
=IF(E2="all", COUNTA(People!A2:A50), LEN(E2)-LEN(SUBSTITUTE(E2,",",""))+1)
עבור all היא סופרת את גיליון People; אחרת היא סופרת את הפסיקים ומוסיפה אחד. בעמודה G, החלק לאדם: =D2/F2. גררו את שתיהן למטה.
בגיליון Balances, כששם האדם נמצא בתא A2:
- Paid:
=SUMIF(Expenses!C:C, A2, Expenses!D:D)— כל סכום שבו הוא היה המשלם. - Owes:
=SUMIF(Expenses!E:E, "all", Expenses!G:G) + SUMIF(Expenses!E:E, "*"&A2&"*", Expenses!G:G)— החלק שלו בכל שורתall, ועוד החלק שלו בכל שורה שמזכירה אותו בשם. - Net:
=B2-C2. מספר חיובי אומר שהקבוצה חייבת לו; שלילי אומר שהוא חייב לקבוצה.
הסתייגות אחת: הכוכביות מוצאות שם גם בתוך שם ארוך יותר, כך ש“דן” נתפס גם בתוך “דנה”. שמרו על שמות מובחנים, או הוסיפו שמות משפחה. כל הנוסחאות כאן הן SUMIF, COUNTA, LEN ו-SUBSTITUTE פשוטות, ולכן הקובץ מתנהג אותו דבר ב-Google Sheets, ב-Excel וב-LibreOffice.
דוגמה מחושבת: דירת שותפים של שלושה
נועה, איתי ומאיה חולקים דירה. בחודש אחד, גיליון Expenses מכיל ארבע שורות:
| Date | Description | Paid by | Amount | Split among |
|---|---|---|---|---|
| 1 במרץ | שכר דירה | נועה | 9,000 ₪ | all |
| 3 במרץ | אינטרנט | איתי | 270 ₪ | all |
| 9 במרץ | קניות לבית | מאיה | 720 ₪ | all |
| 14 במרץ | תיקון האופניים של איתי | נועה | 360 ₪ | איתי |
השורה האחרונה היא המעניינת. נועה שילמה לחנות האופניים כי הכרטיס של איתי נדחה; זו הלוואה, לא הוצאה משותפת, ולכן החלוקה היא על איתי לבדו. אין צורך במקרה מיוחד.
החלקים: שלוש שורות ה-all נותנות לכל אחד 3,000 + 90 + 240 = 3,330 ₪, ואיתי נושא בנוסף לזה את תיקון האופניים בסך 360 ₪, כך שהחלק שלו הוא 3,690 ₪. ומה ששולם: נועה 9,360 ₪ (שכר הדירה ועוד התיקון), איתי 270 ₪, מאיה 720 ₪. גיליון Balances נקרא כך (כל המספרים בשקלים):
| Person | Paid | Owes | Net |
|---|---|---|---|
| נועה | 9,360 | 3,330 | +6,030 |
| איתי | 270 | 3,690 | −3,420 |
| מאיה | 720 | 3,330 | −2,610 |
| בדיקה | 10,350 | 10,350 | 0 |
שני הסכומים הכוללים הם 10,350 ₪ וערכי הנטו מסתכמים באפס, ולכן הגיליון עקבי. לסגירה: איתי משלם לנועה 3,420 ₪ ומאיה משלמת לנועה 2,610 ₪. נועה מקבלת 6,030 ₪, בדיוק הנטו שלה. שתי העברות, כולם באפס.
איך רושמים החזר, ואיך סוגרים חשבון ביד
כשאיתי משלם לנועה את 3,420 ₪, אל תמחקו כלום. הוסיפו שורה: התיאור “איתי סוגר חשבון”, ב-Paid by איתי, ב-Amount 3420, וב-Split among רק נועה. ה-Paid של איתי עולה ב-3,420, ה-Owes של נועה עולה ב-3,420, והנטו של שניהם נוחת בדיוק איפה שהוא צריך — איתי מגיע לאפס, ונועה נשארת עם 2,610 ₪ לזכותה. החזר הוא פשוט הוצאה שהנהנה היחיד ממנה הוא מי שמקבל את התשלום.
מה שהגיליון לא יעשה זה להגיד לכם מי צריך לשלם למי. עם שלושה אנשים קוראים את זה מעמודת Net. עם שישה, ותערובת של חיוביים ושליליים, זו כבר חידה קטנה: מי שבמינוס משלם למי שבפלוס, במספר התשלומים הקטן ביותר שעושה את זה. איך עובד קיזוז חובות מסביר את ההתאמה; בגיליון עושים אותה על דף.
איפה הגיליון מפסיק לעבוד
שלושה דברים דוחפים דירה, טיול או חבורת חברים אל מעבר למה שהתבנית מסוגלת לשאת.
1. חלוקה לא שווה. התבנית מחלקת כל שורה בשווה בין האנשים שנקובים בה. ברגע ששורה אחת היא “נועה משלמת 40% כי החדר שלה גדול יותר”, או חשבון במסעדה שבו מאיה לקחה רק מנה עיקרית, הנוסחה כבר לא מתאימה. אפשר לאלתר — שורה נפרדת לכל חלק — אבל כל עקיפה כזאת היא עוד דבר שמישהו בדירה צריך לזכור בחודש השלישי. יש חמש דרכים לחלק הוצאה, והגיליון עושה אחת מהן.
2. מטבע שני. סוף שבוע ביוון מוסיף שורה במטבע אחר, ועמודת Amount מחברת בשקט שקלים ליורו. אפשר להוסיף עמודת שער ועמודת סכום מומר, ועכשיו כל שורה דורשת שער שמוקלד ביד. זה שורד טיול אחד, לא קבוצה שחבריה חיים במדינות שונות. חלוקת חשבונות בין מטבעות מכסה את מה שקבוצה כזאת צריכה.
3. בעלים אחד. זה מה שמסיים את רוב הגיליונות. גיליון משותף ניתן טכנית לעריכה על ידי כולם, אבל בפועל אדם אחד מחזיק אותו והשאר שולחים קבלות לצ’אט הקבוצתי כדי שאותו אדם יקליד אותן. כשהבעלים עסוק שבועיים, היומן שגוי בשבועיים, ואף אחד לא יכול לבדוק את היתרה של עצמו בזמן שהוא עומד בחנות. הבעיה היא לא התוכנה; לעדכן גיליון זו מטלה, ולרשום הוצאה ברגע שהיא קורית זו לא מטלה.
מתי גיליון הוא הכלי הנכון
תהיו הוגנים גם כלפי הצד השני. שני אנשים שמחלקים שכר דירה וכמה חשבונות, או שלושה שותפים שמחלקים כמעט הכול בשווה, מקבלים מהתבנית בדיוק את מה שהם צריכים. היא חינמית, גלויה לכולם, והיא עדיין תיפתח בעוד עשר שנים. אם ההוצאות שלכם נראות כמו הדוגמה המחושבת, ייתכן שלעולם לא תזדקקו לשום דבר אחר. כל העניין במעקב אחרי מי חייב לכם כסף הוא רישום משותף ששני הצדדים סומכים עליו, וגיליון בנוי היטב הוא בדיוק זה. לשכר דירה, חשבונות וקניות, חלוקת שכר דירה וחשבונות עם שותפים מכסה את המוסכמות ששומרות על השורות פשוטות.
עברו הלאה כשאתם מוצאים את עצמכם מוסיפים עמודות עזר, ממירים מטבעות, או מזכירים לאדם אחד לעדכן.
איפה Donget נכנס לתמונה
Donget שומר בדיוק את אותו יומן שהתבנית שומרת — לכל הוצאה יש שולם על ידי, סכום, והאנשים שהיא מתחלקת ביניהם, ומסך יתרות גוזר כל מספר מהשורות האלה. ההבדל הוא שלוש נקודות הכשל שלמעלה. שורה יכולה להתחלק שווה, לפי סכום, לפי אחוז, לפי מכפיל (חלקים) או פריט-פריט דרך פריטים ועלויות, כך שהמקרים הלא שווים הם הקשה אחת במקום עקיפה. לכל קבוצה יש הגדרת מטבע משלה, ואפשר להזין הוצאה במטבע אחר. ומכיוון שכל אחד מוסיף הוצאות מהטלפון של עצמו והקבוצה מסתנכרנת בזמן אמת, אין בעלים שצריך לחכות לו — יתרות מראה לכולם את אותם מספרים, וסגירת חשבון מציעה את מספר ההעברות הקטן ביותר שסוגר את הקבוצה, כלומר בדיוק את החלק שעשיתם על דף.
אנשים מצטרפים דרך קישור הזמנה. לדירה שבדוגמה המחושבת שני הכלים עושים את העבודה; לטיול של שישה אנשים עם צימר משותף, הגיליון הוא המקום שבו הוויכוחים מתחילים. כדי לבחור מתוך שיקול דעת, השוואת אפליקציות לחלוקת הוצאות מפרטת מה כל אפליקציה חינמית עושה ואיפה כל אחת מהן, כולל Donget, לא מספיקה.
שאלות נפוצות
האם התבנית עובדת גם ב-Google Sheets וגם ב-Excel?
כן. היא משתמשת רק ב-SUMIF, COUNTA, LEN ו-SUBSTITUTE, שמתנהגות אותו דבר ב-Google Sheets, ב-Excel וב-LibreOffice Calc. פתחו את קובץ ה-.xlsx ב-Excel, או העלו אותו ל-Google Drive ופתחו אותו עם Sheets.
איך מוסיפים הוצאה שרק חלק מהאנשים חולקים?
כותבים את השמות, מופרדים בפסיקים, בעמודה Split among במקום all — למשל נועה, מאיה. החלק הוא הסכום חלקי מספר השמות שנקובים שם, ורק המספר בעמודה Owes של אותם אנשים משתנה.
האם הגיליון יכול לחלק הוצאה בצורה לא שווה?
לא ישירות: כל שורה מתחלקת בשווה בין האנשים שנקובים בה. העקיפה היא שורה לכל חלק עם אותו משלם — 240 ₪ על נועה, 360 ₪ על איתי. בסדר מדי פעם; אם רוב ההוצאות שלכם לא שוות, עברו לכלי שיש בו חלוקה באחוזים ולפי פריטים.
איך רושמים החזר?
כשורה: המשלם הוא מי שמחזיר, הסכום הוא הסכום, ומי שמקבל את ההחזר הוא השם היחיד בעמודה Split among. הנטו של שניהם זז וההיסטוריה נשארת שלמה. לעולם אל תמחקו ואל תערכו שורה ישנה כדי לשקף תשלום.
איך יודעים מי משלם למי?
קוראים את עמודת Net. מי שבמינוס משלם למי שבפלוס עד שכולם באפס; עם שלושה אנשים זה מובן מאליו, עם שישה זה לוקח כמה דקות על דף. הגיליון לא יציע את ההעברות.
האם גיליון מספיק לדירת שותפים?
לשניים או שלושה אנשים שמחלקים את רוב הדברים בשווה ובמטבע אחד, כן, כל עוד מישהו שומר עליו מעודכן. הוא מפסיק להספיק כשהחלוקות לא שוות, כשמופיע מטבע שני, או כשנשאר רק אדם אחד שמזין הוצאות.
שורה תחתונה
גיליון שרושם מי שילם, כמה ובשביל מי — וגוזר את היתרות במקום להקליד אותן — הוא דרך טובה לחלוטין לשניים או שלושה אנשים לחלק עלויות שוות, והתבנית נותנת לכם את זה בהורדה אחת. שימו לב לשלושת הסימנים שהמשימה גדלה מעבר לו: חלוקות לא שוות, מטבע שני, ואדם אחד שעושה את כל ההקלדה.
הורידו את Donget בחינם ושמרו את אותו יומן עצמו על הטלפון של כולם, כשהחלוקות הלא שוות, המטבעות וסגירת החשבון כבר מחושבים בשבילכם.
