स्प्रेडशीटमध्ये खर्च कसे वाटायचे (मोफत टेम्पलेट) — आणि ते कुठे थकतं
मोफत खर्च-वाटणी स्प्रेडशीट टेम्पलेट (Google Sheets, Excel), त्यामागची सूत्रं, फ्लॅटशेअरचं पूर्ण उदाहरण आणि ते जिथे थकतं ते तीन बिंदू.
फ्लॅटमधलं कुणीतरी म्हणतं “आपण नुसतं स्प्रेडशीटमध्ये टाकू.” ही समजूतदार प्रवृत्ती आहे: स्प्रेडशीट कशी चालते हे सगळ्यांना माहीत असतं, कुणालाही काही इन्स्टॉल करावं लागत नाही, आणि खर्चही साधे असतात — भाडं, इंटरनेट, किराणा, आणि अधूनमधून एकाने दुसऱ्यासाठी दिलेली गोष्ट. प्रश्न एवढाच की ती शीट कशी असावी म्हणजे तिसऱ्या महिन्यात, चाळीस ओळींनंतर, कुणाचं किती देणं आहे विचारल्यावरही ती खरं सांगेल.
उत्तर आहे तीन शीट आणि दोन सूत्रं असलेली एक छोटी खातेवही. तुम्ही टेम्पलेट डाउनलोड करू शकता किंवा पाच मिनिटांत हाताने बनवू शकता. आणि “हे चालेल का” याचं प्रामाणिक उत्तर असं: बहुतांश समान वाटणाऱ्या दोन-तीन जणांसाठी स्प्रेडशीट चांगली चालते, आणि ती तीन ठरलेल्या ठिकाणी मोडते — असमान वाटणी, दुसरं चलन, आणि जेव्हा फक्त एकच माणूस ती अद्ययावत ठेवत राहतो तो क्षण.
प्रत्येक खर्चाला एक ओळ: खातेवहीचं मॉडेल
घरी बनवलेल्या बहुतेक शीट्स ज्या चुका करतात त्यातली मुख्य म्हणजे शिल्लक नोंदवणं — प्रत्येक माणसाला एक स्तंभ, हाताने भरलेला, प्रत्येक खरेदीनंतर बदललेला. महिनाभरात कुणाचा त्यावर विश्वास उरत नाही, कारण आकडा तिथवर कसा आला हे कुणालाच दिसत नाही.
टिकणारं मॉडेल म्हणजे खातेवही: प्रत्येक खर्च ही एक ओळ जी तीन गोष्टी नोंदवते — कुणी दिले, किती, आणि कुणासाठी. शिल्लक कधीच टाइप केली जात नाही; ती ओळींमधून सूत्राने काढली जाते, त्यामुळे कोणताही आकडा त्याला जन्म देणाऱ्या ओळींपर्यंत मागे नेता येतो, आणि वादग्रस्त नोंद एक ओळ दुरुस्त करून सुटते.
खर्च-वाटणीचं प्रत्येक अॅप तुमचा डेटा असाच साठवतं. स्प्रेडशीट म्हणजे तीच कल्पना, फक्त सोयीसुविधा काढून टाकलेली.
तीन शीट
टेम्पलेटला तीन टॅब आहेत. स्वतः बनवत असाल तर याच क्रमाने बनवा.
1. People (माणसं). स्तंभ A, हेडरखाली प्रत्येक ओळीत एक नाव. बाकी सगळं याच यादीकडे बघतं, म्हणून प्रत्येक नाव एकाच पद्धतीने लिहा आणि लहान ठेवा.
2. Expenses (खर्च). पाच स्तंभ: Date (तारीख), Description (तपशील), Paid by (कुणी दिले), Amount (रक्कम), Split among (कुणात वाटलं). “Paid by” म्हणजे People शीटमधलं एक नाव. “Split among” म्हणजे एकतर all किंवा स्वल्पविरामाने वेगळी केलेली नावं — फक्त भरतचं देणं असेल तर भरत, दोघांचं असेल तर अनु, चेतन. प्रत्येक खर्चाला एक ओळ, सर्वात जुनी वर; चूक दुरुस्त करण्याशिवाय कुणी ओळ बदलत नाही.
3. Balances (शिल्लक). प्रत्येक माणसाला एक ओळ आणि तीन आकडे: Paid (त्याने घातलेले), Owes (सगळ्यातला त्याचा वाटा) आणि Net (दिलेले वजा देणं), शिवाय निव्वळ आकड्यांची बेरीज शून्य येते हे सिद्ध करणारी एक तपासणी ओळ. ती शून्य येत नसेल तर कुठेतरी नाव चुकीचं लिहिलंय.
सूत्रं
Expenses शीटवरचे दोन मदतनीस स्तंभ काम करतात. स्तंभ F मध्ये, वाटणीतल्या माणसांची संख्या:
=IF(E2="all", COUNTA(People!A2:A50), LEN(E2)-LEN(SUBSTITUTE(E2,",",""))+1)
all साठी ते People शीट मोजतं; नाहीतर स्वल्पविराम मोजून एक जोडतं. स्तंभ G मध्ये प्रत्येकाचा वाटा: =D2/F2. दोन्ही खाली ओढा.
Balances शीटवर, माणसाचं नाव A2 मध्ये असताना:
- Paid:
=SUMIF(Expenses!C:C, A2, Expenses!D:D)— जिथे तो देणारा होता त्या सगळ्या रकमा. - Owes:
=SUMIF(Expenses!E:E, "all", Expenses!G:G) + SUMIF(Expenses!E:E, "*"&A2&"*", Expenses!G:G)— प्रत्येकallओळीतला त्याचा वाटा, अधिक त्याचं नाव असलेल्या प्रत्येक ओळीतला वाटा. - Net:
=B2-C2. धन म्हणजे गटाचं त्याला देणं; ऋण म्हणजे त्याचं गटाला देणं.
एक इशारा: वाइल्डकार्ड मोठ्या नावाच्या आत असलेलं नावही शोधतं, त्यामुळे “अनु” हे “अनुजा” शीही जुळेल. नावं वेगळी ठेवा, किंवा आडनाव जोडा. इथली प्रत्येक सूत्रं साधी SUMIF, COUNTA, LEN आणि SUBSTITUTE आहेत, त्यामुळे फाइल Google Sheets, Excel आणि LibreOffice मध्ये सारखीच वागते.
एक पूर्ण उदाहरण: तिघांचा फ्लॅट
अनु, भरत आणि चेतन एक फ्लॅट शेअर करतात. एका महिन्यात Expenses शीटवर चार ओळी आहेत:
| Date | Description | Paid by | Amount | Split among |
|---|---|---|---|---|
| 1 मार्च | भाडं | अनु | ₹30,000 | all |
| 3 मार्च | इंटरनेट | भरत | ₹900 | all |
| 9 मार्च | किराणा | चेतन | ₹2,400 | all |
| 14 मार्च | भरतच्या गाडीची दुरुस्ती | अनु | ₹1,200 | भरत |
शेवटची ओळ मजेशीर आहे. भरतचं कार्ड चाललं नाही म्हणून अनुने गॅरेजला पैसे दिले; ते उसने आहेत, सामायिक खर्च नाही, म्हणून वाटणी फक्त भरतवर. कोणताही विशेष नियम लागत नाही.
वाटे: तीन all ओळी प्रत्येकाला 10,000 + 300 + 800 = ₹11,100 देतात, आणि भरतवर ₹1,200 ची दुरुस्तीही आहे, म्हणून त्याचा वाटा ₹12,300. दिलेले: अनु ₹31,200 (भाडं अधिक दुरुस्ती), भरत ₹900, चेतन ₹2,400. Balances शीट अशी दिसते:
| Person | Paid | Owes | Net |
|---|---|---|---|
| अनु | ₹31,200 | ₹11,100 | +₹20,100 |
| भरत | ₹900 | ₹12,300 | −₹11,400 |
| चेतन | ₹2,400 | ₹11,100 | −₹8,700 |
| तपासणी | ₹34,500 | ₹34,500 | 0 |
दोन्ही बेरजा ₹34,500 आणि निव्वळ आकड्यांची बेरीज शून्य, म्हणजे शीट सुसंगत आहे. मिटवायला: भरत अनुला ₹11,400 देतो आणि चेतन अनुला ₹8,700. अनुला ₹20,100 मिळतात, नेमकी तिची निव्वळ रक्कम. दोन व्यवहार, सगळे शून्यावर.
परतफेड नोंदवणं, आणि हाताने हिशोब मिटवणं
भरत अनुला ₹11,400 देतो तेव्हा काहीही खोडू नका. एक ओळ जोडा: “भरतची परतफेड”, कुणी दिले भरत, रक्कम 11,400, Split among अनु. भरतचे Paid 11,400 ने वाढतात, अनुचे Owes 11,400 ने वाढतात, आणि दोघांचे निव्वळ आकडे जिथे यायला हवेत तिथेच येतात — भरत शून्यावर, अनु +8,700 वर. परतफेड म्हणजे असा खर्च ज्याचा एकमेव लाभार्थी पैसे मिळणारा माणूस असतो.
शीट जे करणार नाही ते म्हणजे कुणी कुणाला द्यावं हे सांगणं. तीन माणसांत तुम्ही Net स्तंभावरून ते वाचता. सहा जणांत आणि धन-ऋणाच्या मिश्रणात तो एक छोटा कोडं होतो: ऋण निव्वळ धन निव्वळाला देतात, ते करणाऱ्या सर्वात कमी पेमेंट्समध्ये. कर्ज सुलभीकरण कसं चालतं ती जुळणी समजावतं; स्प्रेडशीटमध्ये ते तुम्हाला कागदावर करावं लागतं.
स्प्रेडशीट कुठे थकते
तीन गोष्टी फ्लॅट, ट्रिप किंवा मित्रांच्या गटाला टेम्पलेट पेलू शकेल त्यापलीकडे नेतात.
1. असमान वाटणी. टेम्पलेट प्रत्येक ओळ नाव दिलेल्या माणसांत समान वाटतं. “अनुची खोली मोठी म्हणून ती 40% देईल” अशी ओळ आली, किंवा चेतनने फक्त मुख्य पदार्थ घेतलेलं हॉटेलचं बिल आलं की सूत्र बसेनासं होतं. तुम्ही ते फसवू शकता — वाट्यामागे एक ओळ — पण प्रत्येक पर्यायी मार्ग म्हणजे तिसऱ्या महिन्यात फ्लॅटमेटला लक्षात ठेवायची आणखी एक गोष्ट. खर्च वाटायचे पाच मार्ग आहेत, आणि स्प्रेडशीट त्यातला एक करते.
2. दुसरं चलन. एक वीकेंड ट्रिप वेगळ्या चलनातली ओळ जोडते, आणि Amount स्तंभ गुपचूप रुपयांत दिरहम मिसळतो. तुम्ही दराचा स्तंभ आणि रूपांतरित-रकमेचा स्तंभ जोडू शकता, पण मग प्रत्येक ओळीला हाताने दर टाकावा लागतो. एक ट्रिप ते टिकतं, वेगवेगळ्या देशांत राहणाऱ्या सदस्यांचा गट नाही. वेगवेगळ्या चलनांत बिलं कशी वाटायची अशा गटाला काय लागतं ते सांगतं.
3. एकच मालक. हेच बहुतेक शीट्सचा अंत करतं. सामायिक स्प्रेडशीट तांत्रिकदृष्ट्या सगळेच बदलू शकतात, पण प्रत्यक्षात एकजण तिचा मालक असतो आणि बाकीचे त्याने टाइप करावं म्हणून ग्रुप चॅटमध्ये पावत्या टाकतात. मालक दोन आठवडे व्यस्त असला की खातेवही दोन आठवडे चुकीची असते, आणि दुकानात उभं राहून कुणालाही आपली शिल्लक तपासता येत नाही. अडचण सॉफ्टवेअरची नाही; स्प्रेडशीट अद्ययावत करणं हे काम आहे आणि त्या क्षणी खर्च नोंदवणं नाही.
स्प्रेडशीट हेच योग्य साधन असतं तेव्हा
दुसऱ्या बाजूलाही न्याय द्या. भाडं आणि काही बिलं वाटणारी दोन माणसं, किंवा जवळपास सगळंच समान वाटणारे तीन फ्लॅटमेट्स — त्यांच्यासाठी टेम्पलेट उत्तम आहे. ते मोफत आहे, सगळ्यांना दिसतं, आणि दहा वर्षांनीही उघडेल. तुमचे खर्च वरच्या उदाहरणासारखे दिसत असतील तर कदाचित तुम्हाला दुसरं काहीच कधीच लागणार नाही. कुणाचं तुमच्याकडे किती येणं आहे याचा माग ठेवण्याचा मुद्दाच अशी सामायिक नोंद आहे जिच्यावर दोन्ही बाजू विश्वास ठेवतात, आणि नीट बांधलेली शीट तशीच असते. भाडं, वीज-पाणी आणि किराण्यासाठी रूममेट्ससोबत भाडं आणि बिलं कशी वाटायची ओळी साध्या ठेवणारे संकेत सांगतं.
तुम्ही मदतनीस स्तंभ जोडायला, चलनं रूपांतरित करायला, किंवा एकाला अद्ययावत करण्याची आठवण करून द्यायला लागलात की पुढे जा.
Donget इथे कुठे येतं
Donget तीच खातेवही साठवतं जी टेम्पलेट साठवतं — प्रत्येक खर्चाला कुणी दिले, एक रक्कम आणि ज्यांच्यात तो वाटला ती माणसं असतात, आणि शिल्लक टॅब प्रत्येक आकडा त्याच ओळींमधून काढतो. फरक वरच्या तीन बिंदूंवर आहे. ओळ समान, रक्कम, टक्केवारी, गुणक (वाटे) किंवा वस्तू आणि खर्च मधून वस्तूनिहाय वाटता येते, त्यामुळे असमान प्रसंग हा पर्यायी मार्ग न राहता एक टॅप होतो. प्रत्येक गटाला चलन सेटिंग असते आणि खर्च दुसऱ्या चलनात टाकता येतो. आणि प्रत्येकजण आपल्या फोनवरून खर्च जोडतो व गट रिअल टाइममध्ये सिंक होतो, म्हणून वाट पाहावी लागणारा मालकच नसतो — प्रत्येकाची शिल्लक सगळ्यांना तेच निव्वळ आकडे दाखवते, आणि हिशोब चुकता करा गट साफ करणारे सर्वात कमी व्यवहार सुचवतं — जो भाग तुम्ही कागदावर करत होता.
लोक आमंत्रण लिंक ने सामील होतात. वरच्या उदाहरणातल्या फ्लॅटसाठी दोन्हीपैकी कोणतंही साधन काम करेल; पण सामायिक बंगला असलेल्या सहा जणांच्या ट्रिपसाठी स्प्रेडशीट म्हणजे वाद सुरू होण्याची जागा. जाणीवपूर्वक निवडायचं असेल तर खर्च-वाटणी अॅप्सची तुलना प्रत्येक मोफत अॅप काय करतं आणि प्रत्येक — Donget सह — कुठे कमी पडतं ते मांडतं.
नेहमी विचारले जाणारे प्रश्न
टेम्पलेट Google Sheets आणि Excel दोन्हीत चालतं का?
हो. त्यात फक्त SUMIF, COUNTA, LEN आणि SUBSTITUTE वापरलेत, जी Google Sheets, Excel आणि LibreOffice Calc मध्ये सारखीच वागतात. .xlsx फाइल Excel मध्ये उघडा, किंवा Google Drive वर अपलोड करून Sheets ने उघडा.
फक्त काहीच जणांचा असलेला खर्च कसा जोडायचा?
Split among स्तंभात all ऐवजी नावं स्वल्पविरामाने वेगळी करून लिहा — उदाहरणार्थ अनु, चेतन. वाटा म्हणजे रक्कम भागिले लिहिलेल्या नावांची संख्या, आणि फक्त त्याच माणसांचे Owes आकडे बदलतात.
स्प्रेडशीट खर्च असमान वाटू शकतं का?
थेट नाही: प्रत्येक ओळ नाव दिलेल्या माणसांत समान वाटली जाते. पर्यायी मार्ग म्हणजे एकाच देणाऱ्यासह वाट्यामागे एक ओळ — ₹400 अनुसाठी, ₹600 भरतसाठी. अधूनमधून चालतं; बहुतेक खर्च असमान असतील तर टक्केवारी आणि वस्तूनिहाय वाटणी असलेल्या साधनाकडे जा.
परतफेड कशी नोंदवायची?
एक ओळ म्हणून: परत करणाऱ्याने दिलेली, रक्कम, आणि ज्याला परत मिळतंय त्याचं एकच नाव Split among मध्ये. दोघांचे निव्वळ आकडे हलतात आणि नोंद पूर्ण राहते. पेमेंट दाखवण्यासाठी जुनी ओळ कधीही खोडू किंवा बदलू नका.
कुणी कुणाला द्यायचं हे कसं काढायचं?
Net स्तंभ वाचा. ऋण निव्वळ आकडे धन निव्वळ आकड्यांना देतात, सगळे शून्यावर येईपर्यंत; तीन माणसांत हे उघड असतं, सहा जणांत कागदावर काही मिनिटं लागतात. स्प्रेडशीट व्यवहार सुचवणार नाही.
फ्लॅटशेअरसाठी स्प्रेडशीट पुरतं का?
एका चलनात बहुतांश समान वाटणाऱ्या दोन-तीन जणांसाठी हो, जोवर कुणीतरी ते अद्ययावत ठेवतं. वाटणी असमान झाली, दुसरं चलन आलं, किंवा फक्त एकच माणूस खर्च टाकत राहिला की ते पुरेसं राहत नाही.
थोडक्यात
कुणी दिले, किती आणि कुणासाठी हे नोंदवणारी — आणि शिल्लक टाइप न करता काढणारी — स्प्रेडशीट दोन-तीन जणांना समान खर्च वाटायचा अगदी चांगला मार्ग आहे, आणि टेम्पलेट तुम्हाला ते एका डाउनलोडमध्ये देतं. तिने कामाची मर्यादा ओलांडल्याच्या तीन खुणा लक्षात ठेवा: असमान वाटणी, दुसरं चलन, आणि सगळं टाइपिंग एकाच माणसाने करणं.
Donget मोफत डाउनलोड करा आणि तीच खातेवही सगळ्यांच्या फोनवर ठेवा — असमान वाटणी, चलनं आणि हिशोब तुमच्यासाठी काढून.
