સ્પ્રેડશીટમાં ખર્ચ કેવી રીતે વહેંચવો (મફત ટેમ્પ્લેટ) — અને એ ક્યાં કામ કરવાનું બંધ કરે છે
ખર્ચ વહેંચવાની મફત સ્પ્રેડશીટ ટેમ્પ્લેટ (Google Sheets, Excel), એની પાછળનાં સૂત્રો, ફ્લૅટશેરનું એક ઉકેલેલું ઉદાહરણ, અને એ ત્રણ જગ્યાઓ જ્યાં એ કામ કરવાનું બંધ કરે છે.
ફ્લૅટમાં કોઈ કહે છે «આને બસ એક સ્પ્રેડશીટમાં નાખી દઈએ». આ સમજદાર સહજ બુદ્ધિ છે: સ્પ્રેડશીટ બધાને આવડે છે, કોઈએ કંઈ ઇન્સ્ટૉલ કરવું પડતું નથી, અને ખર્ચ સીધા-સાદા છે — ભાડું, ઇન્ટરનેટ, રાશન, ક્યારેક કંઈક જે એક બીજા માટે ચૂકવી દે છે. સવાલ એ છે કે એ શીટ દેખાય કેવી, જેથી ત્રીજા મહિને, ચાળીસ પંક્તિઓ સાથે, જ્યારે કોઈ પૂછે કે કોના પર શું બાકી છે, ત્યારે પણ એ સાચું બોલે.
જવાબ છે એક નાનું ચોપડું જેમાં ત્રણ શીટ અને બે સૂત્રો હોય. તમે ટેમ્પ્લેટ ડાઉનલોડ કરી શકો છો કે પાંચ મિનિટમાં હાથે બનાવી શકો છો. અને «શું આ ચાલશે» નો પ્રામાણિક જવાબ આ છે: સ્પ્રેડશીટ બે કે ત્રણ જણ માટે સારી ચાલે છે જે મોટા ભાગે સરખું વહેંચે છે, અને એ ત્રણ પહેલેથી જાણીતાં ઠેકાણે તૂટે છે — અસમાન વહેંચણી, બીજું ચલણ, અને એ ક્ષણ જ્યારે એને અપડેટ ફક્ત એક જ માણસ કરતો હોય.
દરેક ખર્ચની એક પંક્તિ: ચોપડાવાળું મૉડલ
ઘરે બનેલી મોટા ભાગની શીટ આ ભૂલ કરે છે કે એ બૅલેન્સ ટ્રૅક કરે છે — દરેક વ્યક્તિનો એક કૉલમ, હાથે લખેલો, દરેક ખરીદી પછી બદલાયેલો. મહિનામાં એના પર કોઈનો ભરોસો રહેતો નથી, કારણ કે કોઈ જોઈ શકતું નથી કે કોઈ સંખ્યા ત્યાં પહોંચી કેવી રીતે.
જે મૉડલ ટકે છે એ ચોપડું છે: દરેક ખર્ચ એક પંક્તિ છે જે ત્રણ હકીકત નોંધે છે — કોણે ચૂકવ્યું, કેટલું, અને કોના માટે. બૅલેન્સ કદી ટાઇપ થતાં નથી; એ પંક્તિઓમાંથી સૂત્રો વડે નીકળે છે, એટલે દરેક સંખ્યા એ જ લીટીઓ સુધી પાછી જાય છે જેમાંથી એ બની, અને વિવાદવાળી એન્ટ્રી એક પંક્તિ સુધારવાથી ઠીક થઈ જાય છે.
ખર્ચ વહેંચતી દરેક ઍપ પણ તમારો ડેટા આ જ રીતે રાખે છે. સ્પ્રેડશીટ એ જ વિચાર છે, બસ સુવિધાઓ કાઢીને.
ત્રણ શીટ
ટેમ્પ્લેટમાં ત્રણ ટૅબ છે. જાતે બનાવતા હો તો આ જ ક્રમમાં બનાવો.
1. લોકો. કૉલમ A, દરેક પંક્તિમાં એક નામ, એક હેડર નીચે. બાકી બધું આ જ યાદી જુએ છે, એટલે દરેક નામ એક જ રીતે લખો અને ટૂંકું રાખો.
2. ખર્ચ. પાંચ કૉલમ: તારીખ, વિગત, કોણે ચૂકવ્યું, રકમ, કોનામાં વહેંચાયું. «કોણે ચૂકવ્યું» લોકો શીટનું એક નામ છે. «કોનામાં વહેંચાયું» કાં તો બધા છે કાં કૉમાથી અલગ કરેલાં નામોની યાદી — કોઈ એવી વસ્તુ માટે ભાવેશ જે ફક્ત ભાવેશ પર બાકી છે, બે જણની વહેંચાયેલી વસ્તુ માટે આરતી, ચેતન. દરેક ખર્ચની એક પંક્તિ, સૌથી જૂની ઉપર; ભૂલ સુધારવા સિવાય કોઈ પંક્તિ બદલાતી નથી.
3. બૅલેન્સ. દરેક વ્યક્તિની એક પંક્તિ, ત્રણ સંખ્યાઓ સાથે: ચૂકવ્યું (એણે કેટલું નાખ્યું), બાકી (દરેક વસ્તુમાં એનો હિસ્સો) અને બૅલેન્સ (ચૂકવ્યું ઓછા બાકી), સાથે એક તપાસ પંક્તિ જે સાબિત કરે કે બૅલેન્સ મળીને શૂન્ય થાય છે. ન થાય, તો ક્યાંક કોઈ નામ ખોટું લખાયું છે.
સૂત્રો
ખર્ચ શીટ પર બે સહાયક કૉલમ કામ કરે છે. કૉલમ F માં, વહેંચણીમાં લોકોની સંખ્યા:
=IF(E2="બધા"; COUNTA(લોકો!A2:A50); LEN(E2)-LEN(SUBSTITUTE(E2;",";""))+1)
બધા માટે એ લોકો શીટ ગણે છે; નહીં તો કૉમા ગણીને એક ઉમેરે છે. કૉલમ G માં પ્રતિ વ્યક્તિ હિસ્સો: =D2/F2. બંને નીચે સુધી ખેંચી દો.
બૅલેન્સ શીટ પર, વ્યક્તિનું નામ A2 માં હોય તો:
- ચૂકવ્યું:
=SUMIF(ખર્ચ!C:C; A2; ખર્ચ!D:D)— દરેક એ રકમ જ્યાં એ ચૂકવનાર હતું. - બાકી:
=SUMIF(ખર્ચ!E:E; "બધા"; ખર્ચ!G:G) + SUMIF(ખર્ચ!E:E; "*"&A2&"*"; ખર્ચ!G:G)— દરેકબધાપંક્તિમાં એનો હિસ્સો, સાથે દરેક એ પંક્તિમાં એનો હિસ્સો જેમાં એનું નામ છે. - બૅલેન્સ:
=B2-C2. ધન એટલે ગ્રૂપ એનું દેણદાર છે; ઋણ એટલે એ ગ્રૂપનું.
એક ચેતવણી: વાઇલ્ડકાર્ડ કોઈ નામને લાંબા નામની અંદર પણ શોધી લે છે, એટલે «આરતી» «ભારતી» માં પણ મળી જશે. નામ અલગ-અલગ રાખો, કે અટક ઉમેરી દો. અહીં દરેક સૂત્ર સાદું SUMIF, COUNTA, LEN અને SUBSTITUTE છે, એટલે ફાઇલ Google Sheets, Excel અને LibreOffice માં એકસરખું વર્તે છે.
એક ઉકેલેલું ઉદાહરણ: ત્રણ જણનો ફ્લૅટ
આરતી, ભાવેશ અને ચેતન એક ફ્લૅટ વહેંચે છે. એક મહિનામાં ખર્ચ શીટ પર ચાર પંક્તિ છે:
| તારીખ | વિગત | કોણે ચૂકવ્યું | રકમ | કોનામાં વહેંચાયું |
|---|---|---|---|---|
| 1 માર્ચ | ભાડું | આરતી | ₹24,000 | બધા |
| 3 માર્ચ | ઇન્ટરનેટ | ભાવેશ | ₹900 | બધા |
| 9 માર્ચ | રાશન | ચેતન | ₹3,000 | બધા |
| 14 માર્ચ | ભાવેશની સાઇકલનું સમારકામ | આરતી | ₹1,500 | ભાવેશ |
રસપ્રદ પંક્તિ છેલ્લી છે. આરતીએ દુકાને પૈસા આપ્યા કારણ કે ભાવેશનું કાર્ડ ચાલ્યું નહીં; આ ઉધાર છે, વહેંચાયેલો ખર્ચ નહીં, એટલે વહેંચણી એકલા ભાવેશ પર છે. કોઈ ખાસ ગોઠવણની જરૂર નથી.
હિસ્સા: ત્રણ બધા પંક્તિઓ દરેક વ્યક્તિને 8,000 + 300 + 1,000 = ₹9,300 આપે છે, અને ભાવેશ પર ₹1,500 નું સમારકામ પણ છે, એટલે એનો હિસ્સો ₹10,800 છે. ચૂકવ્યું: આરતી ₹25,500 (ભાડું અને સમારકામ), ભાવેશ ₹900, ચેતન ₹3,000. બૅલેન્સ શીટ આ વાંચે છે:
| વ્યક્તિ | ચૂકવ્યું | બાકી | બૅલેન્સ |
|---|---|---|---|
| આરતી | ₹25,500 | ₹9,300 | +₹16,200 |
| ભાવેશ | ₹900 | ₹10,800 | −₹9,900 |
| ચેતન | ₹3,000 | ₹9,300 | −₹6,300 |
| તપાસ | ₹29,400 | ₹29,400 | 0 |
બંને સરવાળા ₹29,400 છે અને બૅલેન્સ મળીને શૂન્ય થાય છે, એટલે શીટ સુસંગત છે. હિસાબ: ભાવેશ આરતીને ₹9,900 આપે છે અને ચેતન આરતીને ₹6,300. આરતીને ₹16,200 મળે છે, બરાબર એનું બૅલેન્સ. બે ટ્રાન્સફર, બધા શૂન્ય પર.
પાછા આપેલા પૈસા નોંધવા અને હાથે હિસાબ
ભાવેશ આરતીને ₹9,900 આપે ત્યારે કંઈ ભૂંસશો નહીં. એક પંક્તિ ઉમેરો: «ભાવેશે હિસાબ પતાવ્યો», ચૂકવનાર ભાવેશ, રકમ 9,900, વહેંચાયું આરતી માં. ભાવેશનું «ચૂકવ્યું» 9,900 વધે છે, આરતીનું «બાકી» 9,900 વધે છે, અને બંને બૅલેન્સ ત્યાં જ પહોંચે છે જ્યાં પહોંચવાં જોઈએ — ભાવેશ શૂન્ય પર, આરતી +6,300 પર. પાછા આપેલા પૈસા બસ એવો ખર્ચ છે જેનો એકમાત્ર લાભાર્થી એ જ છે જેને ચુકવણી થાય છે.
શીટ જે નહીં કરે, એ છે એ કહેવું કે કોણ કોને આપે. ત્રણ જણમાં એ બૅલેન્સ કૉલમમાંથી વાંચી લો. છ જણ અને ધન-ઋણના મિશ્રણમાં એ નાનકડી કોયડો છે: ઋણ બૅલેન્સ ધનને આપે છે, ઓછામાં ઓછી ચુકવણીમાં. હિસાબ સરળ કરવો કેવી રીતે કામ કરે છે આ મેળ સમજાવે છે; સ્પ્રેડશીટમાં તમે એ કાગળ પર કરો છો.
સ્પ્રેડશીટ ક્યાં કામ કરવાનું બંધ કરે છે
ત્રણ વસ્તુઓ ફ્લૅટ, મુસાફરી કે મિત્રોના ગ્રૂપને એથી આગળ ધકેલી દે છે જેટલું ટેમ્પ્લેટ ઊંચકી શકે.
1. અસમાન વહેંચણી. ટેમ્પ્લેટ દરેક પંક્તિને લખેલા લોકોમાં સરખા ભાગે વહેંચે છે. જે ક્ષણે એક પંક્તિ «આરતી 40 % આપે છે કારણ કે એનો રૂમ મોટો છે» બની જાય, કે રેસ્ટોરન્ટનું એવું બિલ જ્યાં ચેતને ફક્ત મેન કોર્સ લીધો, સૂત્ર બેસવાનું બંધ કરી દે છે. તમે બહાનું બનાવી શકો — દરેક હિસ્સાની એક પંક્તિ — પણ દરેક જુગાડ એક વધુ વસ્તુ છે જે ત્રીજા મહિને રૂમમેટે યાદ રાખવી પડે. ખર્ચ વહેંચવાની પાંચ રીતો છે, અને સ્પ્રેડશીટ એમાંની એક કરે છે.
2. બીજું ચલણ. વિદેશનું એક વીકેન્ડ જુદા ચલણવાળી એક પંક્તિ ઉમેરી દે છે, અને «રકમ» કૉલમ ચૂપચાપ રૂપિયામાં ડૉલર ઉમેરવા લાગે છે. તમે દરવાળો કૉલમ અને બદલેલી રકમવાળો કૉલમ ઉમેરી શકો, અને હવે દરેક પંક્તિને હાથે લખેલો દર જોઈએ. આ એક મુસાફરી ઝીલી લે છે, એવા ગ્રૂપને નહીં જેના સભ્યો જુદા-જુદા દેશમાં રહે છે. જુદાં-જુદાં ચલણમાં બિલ વહેંચવાં કહે છે કે એવા ગ્રૂપને શું જોઈએ.
3. એક જ માલિક. આ જ એ વસ્તુ છે જે મોટા ભાગની શીટને ખતમ કરી દે છે. વહેંચાયેલી સ્પ્રેડશીટ ટેક્નિકલી બધા બદલી શકે, પણ હકીકતમાં એનો માલિક એક હોય છે અને બાકીના લોકો ગ્રૂપ ચૅટમાં રસીદો નાખે છે જેથી એ જ એમને ટાઇપ કરે. માલિક બે અઠવાડિયાં વ્યસ્ત હોય, તો ચોપડું બે અઠવાડિયાં ખોટું રહે છે, અને દુકાનમાં ઊભા રહીને કોઈ પોતાનું બૅલેન્સ જોઈ શકતું નથી. સમસ્યા સૉફ્ટવેરની નથી; સ્પ્રેડશીટ અપડેટ કરવી એક બોજ છે, જ્યારે એ જ ક્ષણે ખર્ચ નોંધી દેવો નથી.
સ્પ્રેડશીટ ક્યારે સાચું સાધન છે
બીજી બાજુને પણ ન્યાય આપો. બે જણ જે ભાડું અને થોડાં બિલ વહેંચે છે, કે ત્રણ રૂમમેટ જે લગભગ બધું સરખું વહેંચે છે, એમનું કામ ટેમ્પ્લેટ સારી રીતે ચલાવી દે છે. એ મફત છે, બધાને દેખાય છે, અને દસ વર્ષ પછી પણ ખૂલશે. તમારા ખર્ચ ઉપરના ઉદાહરણ જેવા દેખાતા હોય, તો કદાચ તમને કદી બીજું કંઈ જોઈશે નહીં. કોના પર તમારું કેટલું છે, એનો હિસાબ રાખવા નો આખો હેતુ એક વહેંચાયેલો રેકૉર્ડ છે જેના પર બંને બાજુ ભરોસો કરે, અને સારી બનેલી શીટ એ જ છે. ભાડા, બિલ અને રાશન માટે રૂમમેટ સાથે ભાડું અને બિલ કેવી રીતે વહેંચવાં એ રિવાજ જુએ છે જે પંક્તિઓ સરળ રાખે છે.
આગળ ત્યારે વધો જ્યારે તમે તમારી જાતને સહાયક કૉલમ ઉમેરતા, ચલણ બદલતા, કે કોઈ એકને અપડેટ કરવાની યાદ અપાવતા જુઓ.
Donget અહીં ક્યાં છે
Donget એ જ ચોપડું રાખે છે જે ટેમ્પ્લેટ રાખે છે — દરેક ખર્ચમાં એક કોણે ચૂકવ્યું, એક રકમ અને એ લોકો હોય છે જેમનામાં એ વહેંચાયો, અને બૅલેન્સ ટૅબ દરેક સંખ્યા એ જ પંક્તિઓમાંથી કાઢે છે. ફરક ઉપર જણાવેલા ત્રણ નિષ્ફળતાના મુદ્દા છે. એક પંક્તિ સમાન, રકમ થી, ટકાવારી થી, ગુણક (હિસ્સા) થી કે વસ્તુઓ અને ખર્ચ દ્વારા વસ્તુવાર વહેંચાઈ શકે છે, એટલે અસમાન કિસ્સા જુગાડ નહીં, એક ટૅપ છે. દરેક ગ્રૂપમાં ચલણ ની સેટિંગ છે, અને કોઈ ખર્ચ બીજા ચલણમાં નોંધી શકાય છે. અને દરેક જણ પોતાના ફોનથી ખર્ચ ઉમેરે છે અને ગ્રૂપ રિયલ ટાઇમમાં સિંક થાય છે, એટલે કોઈ માલિકની રાહ જોવી પડતી નથી — બૅલેન્સ બધાને એ જ સંખ્યાઓ બતાવે છે, અને હિસાબ પતાવો ગ્રૂપને સાફ કરનારા સૌથી ઓછા ટ્રાન્સફર સૂચવે છે, એટલે કે એ જ ભાગ જે તમે કાગળ પર કરી રહ્યા હતા.
લોકો આમંત્રણ લિંક થી જોડાય છે. ઉપરના ઉદાહરણના ફ્લૅટ માટે બંનેમાંથી કોઈ પણ સાધન કામ કરી દેશે; છ જણની એ મુસાફરી માટે જેમાં વહેંચાયેલો શાલે હોય, સ્પ્રેડશીટ એ જગ્યા છે જ્યાં ચર્ચા શરૂ થાય છે. વિચારીને પસંદ કરવા માટે, ખર્ચ વહેંચતી ઍપની સરખામણી કહે છે કે દરેક મફત ઍપ શું કરે છે અને ક્યાં દરેક — Donget સહિત — ઓછી પડે છે.
વારંવાર પુછાતા પ્રશ્નો
શું આ ટેમ્પ્લેટ Google Sheets અને Excel બંનેમાં ચાલે છે?
હા. એમાં ફક્ત SUMIF, COUNTA, LEN અને SUBSTITUTE છે, જે બધે એકસરખું વર્તે છે. .xlsx ને Excel માં ખોલો, કે Google Drive પર ચઢાવીને Sheets માં.
એવો ખર્ચ કેવી રીતે ઉમેરું જેમાં ફક્ત કેટલાક લોકો સામેલ હોય?
«કોનામાં વહેંચાયું» કૉલમમાં બધા ની જગ્યાએ નામ કૉમાથી અલગ કરીને લખી દો — જેમ કે આરતી, ચેતન.
શું સ્પ્રેડશીટ કોઈ ખર્ચને અસમાન રીતે વહેંચી શકે?
સીધી નહીં. રીત એ છે કે દરેક હિસ્સાની એક પંક્તિ બનાવો, એ જ ચૂકવનાર સાથે — ₹1,000 આરતી પર, ₹1,500 ભાવેશ પર.
પાછા આપેલા પૈસા કેવી રીતે નોંધું?
એક પંક્તિ તરીકે: ચૂકવનાર એ જ જે પાછા આપી રહ્યો છે, રકમ, અને જેને પાછા અપાય છે એ જ એકલું નામ «કોનામાં વહેંચાયું» માં. જૂની પંક્તિ કદી ભૂંસશો નહીં.
કોણ કોને આપશે એ કેવી રીતે કાઢવું?
«બૅલેન્સ» કૉલમ વાંચો. ઋણ બૅલેન્સ ધનને આપે છે જ્યાં સુધી બધા શૂન્ય પર ન આવે. સ્પ્રેડશીટ ટ્રાન્સફર સૂચવશે નહીં.
શું ફ્લૅટશેર માટે સ્પ્રેડશીટ પૂરતી છે?
બે કે ત્રણ જણ જે એક ચલણમાં મોટા ભાગે સરખું વહેંચે છે, એમના માટે હા. અસમાન વહેંચણી, બીજું ચલણ, કે એકલો ટાઇપ કરનાર આવતાં જ એ પૂરતી નથી રહેતી.
સાર
એવી સ્પ્રેડશીટ જે નોંધે કે કોણે ચૂકવ્યું, કેટલું અને કોના માટે — અને બૅલેન્સ ટાઇપ કરવાને બદલે કાઢે — બે કે ત્રણ જણના સરખા ખર્ચ વહેંચવાની બિલકુલ સારી રીત છે, અને ટેમ્પ્લેટ આ તમને એક ડાઉનલોડમાં આપી દે છે. એ ત્રણ સંકેત પર નજર રાખો કે એ આ કામથી મોટી થઈ ગઈ છે: અસમાન વહેંચણી, બીજું ચલણ, અને એક જ માણસ જે બધું ટાઇપ કરી રહ્યો છે.
Donget મફત ડાઉનલોડ કરો અને એ જ ચોપડું બધાના ફોન પર રાખો — અસમાન વહેંચણી, ચલણ અને હિસાબ તમારા માટે કાઢેલા.
