วิธีหารค่าใช้จ่ายในสเปรดชีต (เทมเพลตฟรี) และจุดที่มันเริ่มไปต่อไม่ไหว

มีใครสักคนในบ้านพูดว่า «เอาไปใส่สเปรดชีตเลยดีกว่า» มันเป็นสัญชาตญาณที่มีเหตุผล เพราะทุกคนใช้สเปรดชีตเป็น ไม่มีใครต้องติดตั้งอะไร และค่าใช้จ่ายก็ตรงไปตรงมา ทั้งค่าเช่า อินเทอร์เน็ต ของกิน กับของบางอย่างที่คนหนึ่งออกให้อีกคนเป็นครั้งคราว คำถามคือชีตนั้นควรหน้าตาเป็นอย่างไร เพื่อให้เดือนที่สาม ตอนที่มีสี่สิบแถวแล้วมีคนถามว่าใครติดอะไรอยู่บ้าง มันยังบอกความจริงได้อยู่

คำตอบคือสมุดบัญชีเล็ก ๆ ที่มีสามชีตกับสองสูตร คุณจะ ดาวน์โหลดเทมเพลต หรือสร้างเองด้วยมือในห้านาทีก็ได้ และคำตอบที่ซื่อตรงต่อคำถามว่า «มันจะเวิร์กไหม» คือ สเปรดชีตทำงานได้ดีกับสองหรือสามคนที่หารเกือบทุกอย่างเท่ากัน และมันพังที่สามจุดซึ่งเดาได้ล่วงหน้า คือการหารไม่เท่ากัน สกุลเงินที่สอง และวินาทีที่เหลือคนเดียวที่ยังอัปเดตมันอยู่

หนึ่งแถวต่อหนึ่งรายการ คือโมเดลสมุดบัญชี

ความผิดพลาดที่ชีตทำเองส่วนใหญ่ก่อขึ้นคือการไล่ตาม ยอดคงเหลือ คือมีคอลัมน์ต่อคน พิมพ์ด้วยมือ แล้วปรับทุกครั้งที่มีการซื้อ ภายในเดือนเดียวไม่มีใครเชื่อมันอีก เพราะไม่มีใครมองเห็นว่าตัวเลขนั้นมาถึงตรงนั้นได้อย่างไร

โมเดลที่อยู่รอดคือสมุดบัญชี ทุกรายการค่าใช้จ่ายคือหนึ่งแถวที่บันทึกข้อเท็จจริงสามอย่าง คือ ใครจ่าย เท่าไร และ เพื่อใคร ยอดคงเหลือไม่เคยถูกพิมพ์ แต่คำนวณมาจากแถวด้วยสูตร ดังนั้นตัวเลขไหนก็สาวกลับไปยังบรรทัดที่ทำให้มันเกิดได้ และรายการที่มีข้อโต้แย้งก็แก้ได้ด้วยการแก้แถวเดียว

นี่ก็คือวิธีที่แอปหารค่าใช้จ่ายทุกตัวเก็บข้อมูลของคุณเช่นกัน สเปรดชีตคือแนวคิดเดียวกันที่ถอดความสะดวกออก

สามชีต

เทมเพลตมีสามแท็บ ถ้าสร้างเอง ให้ทำตามลำดับนี้

1. คน คอลัมน์ A หนึ่งชื่อต่อหนึ่งแถว ใต้หัวตาราง ทุกอย่างที่เหลืออ้างถึงรายชื่อนี้ ดังนั้นสะกดชื่อแต่ละคนให้เหมือนกันทุกที่และให้สั้นเข้าไว้

2. ค่าใช้จ่าย ห้าคอลัมน์ คือ วันที่ รายละเอียด จ่ายโดย จำนวน และ หารกับใคร ช่อง จ่ายโดย คือชื่อหนึ่งชื่อจากชีตคน ส่วน หารกับใคร เป็นได้ทั้งคำว่า ทุกคน หรือรายชื่อคั่นด้วยจุลภาค เช่น เบน สำหรับของที่เบนติดคนเดียว และ อานา, เจ็ม สำหรับของที่สองคนหารกัน หนึ่งแถวต่อหนึ่งรายการ เรียงเก่าสุดไว้บน และไม่มีใครแก้แถวเว้นแต่จะแก้ที่ผิด

3. ยอดคงเหลือ หนึ่งแถวต่อหนึ่งคน พร้อมตัวเลขสามตัว คือ จ่ายไป (เขาลงเงินไปเท่าไร) ติดอยู่ (ส่วนของเขาในทุกอย่าง) และ ยอดคงเหลือ (จ่ายไปลบติดอยู่) บวกกับแถวตรวจสอบที่พิสูจน์ว่ายอดทั้งหมดรวมกันได้ศูนย์ ถ้าไม่ได้ศูนย์ แปลว่ามีชื่อสะกดผิดอยู่ที่ไหนสักแห่ง

สูตร

คอลัมน์ช่วยสองคอลัมน์บนชีตค่าใช้จ่ายเป็นตัวทำงาน คอลัมน์ F คือจำนวนคนในการหาร

=IF(E2="ทุกคน"; COUNTA(คน!A2:A50); LEN(E2)-LEN(SUBSTITUTE(E2;",";""))+1)

ถ้าเป็น ทุกคน มันจะนับจากชีตคน ถ้าไม่ใช่ก็นับจุลภาคแล้วบวกหนึ่ง ส่วนคอลัมน์ G คือส่วนแบ่งต่อคน =D2/F2 แล้วลากทั้งสองคอลัมน์ลงมา

บนชีตยอดคงเหลือ โดยมีชื่อคนอยู่ที่ A2

• จ่ายไป =SUMIF(ค่าใช้จ่าย!C:C; A2; ค่าใช้จ่าย!D:D) คือทุกยอดที่เขาเป็นคนจ่าย
• ติดอยู่ =SUMIF(ค่าใช้จ่าย!E:E; "ทุกคน"; ค่าใช้จ่าย!G:G) + SUMIF(ค่าใช้จ่าย!E:E; "*"&A2&"*"; ค่าใช้จ่าย!G:G) คือส่วนของเขาจากทุกแถว ทุกคน บวกส่วนของเขาจากทุกแถวที่เอ่ยชื่อเขา
• ยอดคงเหลือ =B2-C2 ถ้าเป็นบวกแปลว่ากลุ่มติดเขา ถ้าเป็นลบแปลว่าเขาติดกลุ่ม

ข้อควรระวังหนึ่งอย่าง สัญลักษณ์แทนที่จะหาชื่อที่อยู่ ข้างใน ชื่อที่ยาวกว่าเจอด้วย ดังนั้น «อานา» จะไปตรงกับ «ไดอานา» ด้วย ให้ตั้งชื่อให้ต่างกันชัด ๆ หรือใส่นามสกุลเพิ่ม ทุกสูตรตรงนี้เป็น SUMIF COUNTA LEN และ SUBSTITUTE ล้วน ๆ ไฟล์จึงทำงานเหมือนกันทั้งใน Google Sheets, Excel และ LibreOffice

ตัวอย่างที่คำนวณแล้ว บ้านของสามคน

อานา เบน และเจ็ม อยู่บ้านเดียวกัน เดือนหนึ่งชีตค่าใช้จ่ายมีสี่แถว

แถวสุดท้ายคือแถวที่น่าสนใจ อานาจ่ายที่ร้านจักรยานเพราะบัตรของเบนถูกปฏิเสธ นี่คือการให้ยืม ไม่ใช่ค่าใช้จ่ายร่วม การหารจึงเป็นเบนคนเดียว ไม่ต้องมีกรณีพิเศษอะไรเลย

ส่วนแบ่ง สามแถว ทุกคน ให้แต่ละคนคนละ 8,000 + 300 + 1,000 = 9,300 บาท ส่วนเบนยังต้องแบกค่าซ่อม 1,500 บาทด้วย ส่วนของเขาจึงเป็น 10,800 บาท ที่จ่ายไป อานา 25,500 บาท (ค่าเช่ากับค่าซ่อม) เบน 900 บาท เจ็ม 3,000 บาท ชีตยอดคงเหลือจะอ่านได้แบบนี้

ยอดรวมทั้งสองฝั่งคือ 29,400 บาท และยอดคงเหลือรวมกันได้ศูนย์ ชีตจึงสอดคล้องกัน วิธีเคลียร์คือเบนจ่ายอานา 9,900 บาท และเจ็มจ่ายอานา 6,300 บาท อานาได้รับ 16,200 บาท ซึ่งเท่ากับยอดของเธอพอดี โอนสองครั้ง ทุกคนเป็นศูนย์

การบันทึกการจ่ายคืน และการเคลียร์ด้วยมือ

ตอนที่เบนจ่ายอานา 9,900 บาท อย่าลบอะไรทั้งนั้น ให้เพิ่มแถวหนึ่งว่า «เบนเคลียร์ยอด» จ่ายโดยเบน จำนวน 9,900 หารกับ อานา ช่องจ่ายไปของเบนจะเพิ่มขึ้น 9,900 ช่องติดอยู่ของอานาจะเพิ่มขึ้น 9,900 และยอดทั้งสองก็ไปลงตรงที่ควรจะเป็น คือเบนเป็นศูนย์ อานาเป็น +6,300 การจ่ายคืนก็แค่ค่าใช้จ่ายที่มีผู้รับประโยชน์คนเดียวคือคนที่ได้รับเงิน

สิ่งที่ชีตจะไม่ทำให้คือบอกว่า ใครควรจ่ายให้ใคร ถ้ามีสามคนก็อ่านจากคอลัมน์ยอดคงเหลือได้เลย ถ้ามีหกคนและมีทั้งบวกทั้งลบปนกัน มันจะกลายเป็นปริศนาเล็ก ๆ คือยอดลบจ่ายให้ยอดบวกโดยใช้จำนวนการจ่ายน้อยที่สุด การลดรูปหนี้ทำงานอย่างไร อธิบายการจับคู่นี้ไว้ ส่วนในสเปรดชีตคุณต้องทำมันบนกระดาษ

จุดที่สเปรดชีตเริ่มไปต่อไม่ไหว

สามอย่างที่ผลักบ้าน ทริป หรือกลุ่มเพื่อน ให้เลยขีดที่เทมเพลตจะแบกไหว

1. การหารไม่เท่ากัน เทมเพลตหารทุกแถวเท่ากันในหมู่ชื่อที่ระบุ วินาทีที่มีแถวหนึ่งกลายเป็น «อานาจ่าย 40 % เพราะห้องเธอใหญ่กว่า» หรือบิลร้านอาหารที่เจ็มสั่งแค่จานหลัก สูตรก็ไม่พอดีอีกต่อไป คุณแกล้งทำได้ด้วยการแยกแถวละส่วน แต่ทุกทางเลี่ยงคือสิ่งที่เพื่อนร่วมบ้านต้องจำเพิ่มอีกหนึ่งอย่างในเดือนที่สาม มี ห้าวิธีหารค่าใช้จ่าย และสเปรดชีตทำได้หนึ่งในนั้น

2. สกุลเงินที่สอง ทริปสุดสัปดาห์ต่างประเทศเพิ่มแถวในอีกสกุลหนึ่งเข้ามา แล้วคอลัมน์จำนวนก็เอาบาทไปบวกกับเยนอย่างเงียบ ๆ คุณเพิ่มคอลัมน์อัตราแลกเปลี่ยนกับคอลัมน์ยอดที่แปลงแล้วได้ แต่ตอนนี้ทุกแถวก็ต้องมีอัตราที่พิมพ์ด้วยมือ มันรอดทริปเดียว ไม่รอดกลุ่มที่สมาชิกอยู่คนละประเทศ การหารบิลข้ามสกุลเงิน ว่าด้วยสิ่งที่กลุ่มแบบนั้นต้องการ

3. มีเจ้าของคนเดียว นี่คือสิ่งที่ปิดฉากชีตส่วนใหญ่ สเปรดชีตที่แชร์กันนั้นทางเทคนิคทุกคนแก้ไขได้ แต่ในทางปฏิบัติมีคนเดียวที่เป็นเจ้าของ ส่วนคนอื่นก็โพสต์ใบเสร็จลงแชทกลุ่มให้คนนั้นพิมพ์ พอเจ้าของยุ่งไปสองสัปดาห์ บัญชีก็ผิดไปสองสัปดาห์ และไม่มีใครเช็กยอดตัวเองได้ตอนยืนอยู่ในร้าน ปัญหาไม่ได้อยู่ที่ซอฟต์แวร์ แต่การอัปเดตสเปรดชีตคืองานน่าเบื่อ ส่วนการบันทึกค่าใช้จ่ายในวินาทีที่มันเกิดนั้นไม่ใช่

เมื่อไรสเปรดชีตคือเครื่องมือที่ถูกต้อง

ให้ความเป็นธรรมกับอีกฝั่งด้วย สองคนที่หารค่าเช่ากับบิลไม่กี่ใบ หรือเพื่อนร่วมบ้านสามคนที่หารเกือบทุกอย่างเท่ากัน ได้ประโยชน์เต็ม ๆ จากเทมเพลตนี้ มันฟรี ทุกคนมองเห็น และอีกสิบปีก็ยังเปิดได้ ถ้าค่าใช้จ่ายของคุณหน้าตาเหมือนตัวอย่างข้างบน คุณอาจไม่ต้องใช้อย่างอื่นเลยตลอดชีวิต หัวใจของ การจดว่าใครติดเงินคุณ คือบันทึกร่วมที่ทั้งสองฝ่ายเชื่อถือ และชีตที่สร้างมาดีก็เป็นแบบนั้น ส่วนเรื่องค่าเช่า ค่าน้ำค่าไฟ และของกิน วิธีหารค่าเช่าและค่าบิลกับเพื่อนร่วมห้อง ว่าด้วยธรรมเนียมที่ทำให้แถวยังเรียบง่าย

ให้ย้ายไปใช้อย่างอื่นเมื่อคุณพบว่าตัวเองกำลังเพิ่มคอลัมน์ช่วย แปลงสกุลเงิน หรือคอยเตือนคนคนหนึ่งให้อัปเดต

Donget เข้ามาตรงไหน

Donget เก็บสมุดบัญชีแบบเดียวกับเทมเพลต คือทุกรายการมี จ่ายโดย มีจำนวน และมีคนที่หารกัน ส่วนแท็บ ยอดคงเหลือ ก็คำนวณทุกตัวเลขจากแถวเหล่านั้น ต่างกันตรงสามจุดพังข้างบน แถวหนึ่งหารแบบ เท่ากัน แบบ จำนวนเงิน แบบ เปอร์เซ็นต์ แบบ ตัวคูณ (ส่วนแบ่ง) หรือหารรายการต่อรายการผ่าน รายการและค่าใช้จ่าย ก็ได้ กรณีไม่เท่ากันจึงเป็นการแตะครั้งเดียว ไม่ใช่ทางเลี่ยง แต่ละกลุ่มมีการตั้งค่า สกุลเงิน และรายการหนึ่งใส่เป็นอีกสกุลได้ และเพราะทุกคนเพิ่มค่าใช้จ่ายจากมือถือตัวเองและกลุ่มซิงก์กันแบบเรียลไทม์ จึงไม่มีเจ้าของให้ต้องรอ ยอดคงเหลือของทุกคน แสดงตัวเลขชุดเดียวกันให้ทุกคน และ เคลียร์ยอด เสนอการโอนน้อยที่สุดที่ล้างกลุ่มได้ ซึ่งก็คือส่วนที่คุณเคยทำบนกระดาษนั่นเอง

คนเข้ากลุ่มผ่าน ลิงก์เชิญ สำหรับบ้านในตัวอย่างข้างบน เครื่องมือไหนก็ทำงานได้ แต่สำหรับทริปหกคนที่มีบ้านพักร่วมกัน สเปรดชีตคือจุดที่การเถียงเริ่มต้น ถ้าอยากเลือกอย่างมีเหตุผล เปรียบเทียบแอปหารค่าใช้จ่าย วางไว้ให้เห็นว่าแอปฟรีแต่ละตัวทำอะไรได้ และแต่ละตัว รวมถึง Donget เอง ยังขาดตรงไหน

คำถามที่พบบ่อย

เทมเพลตนี้ใช้ได้ทั้ง Google Sheets และ Excel ไหม

ใช้ได้ เพราะใช้แค่ SUMIF COUNTA LEN และ SUBSTITUTE ซึ่งทำงานเหมือนกันทุกที่ เปิด .xlsx ใน Excel หรืออัปโหลดขึ้น Google Drive ก็ได้

ถ้ารายการหนึ่งมีแค่บางคนที่ร่วมหาร จะใส่อย่างไร

ในคอลัมน์ หารกับใคร ให้พิมพ์ชื่อคั่นด้วยจุลภาคแทน ทุกคน เช่น อานา, เจ็ม

สเปรดชีตหารค่าใช้จ่ายแบบไม่เท่ากันได้ไหม

ไม่ได้โดยตรง วิธีเลี่ยงคือแยกเป็นแถวละส่วนโดยใช้คนจ่ายคนเดิม เช่น 1,000 บาทให้อานา 1,500 บาทให้เบน ถ้าส่วนใหญ่ไม่เท่ากัน ให้ย้ายไปใช้เครื่องมือที่มีเปอร์เซ็นต์และการหารรายการ

จะบันทึกการจ่ายคืนอย่างไร

บันทึกเป็นแถวหนึ่ง โดยคนจ่ายคือคนที่คืนเงิน ใส่จำนวน แล้วใส่ชื่อคนที่ได้รับเป็นชื่อเดียวในช่องหารกับใคร อย่าลบแถวเก่าเด็ดขาด

เราจะรู้ได้อย่างไรว่าใครต้องจ่ายให้ใคร

อ่านคอลัมน์ยอดคงเหลือ ยอดติดลบจ่ายให้ยอดบวกจนทุกคนเป็นศูนย์ สเปรดชีตจะไม่เสนอรายการโอนให้

สเปรดชีตพอสำหรับบ้านเช่าร่วมไหม

สำหรับสองหรือสามคนที่หารเกือบทุกอย่างเท่ากันในสกุลเงินเดียว พอ แต่จะไม่พอเมื่อการหารไม่เท่ากัน มีสกุลเงินที่สอง หรือเหลือคนเดียวที่พิมพ์

สรุป

สเปรดชีตที่บันทึกว่าใครจ่าย เท่าไร และเพื่อใคร แล้วคำนวณยอดคงเหลือแทนที่จะพิมพ์มันเอง คือวิธีที่ดีมากสำหรับสองหรือสามคนที่หารค่าใช้จ่ายเท่า ๆ กัน และเทมเพลตก็ยกให้คุณด้วยการดาวน์โหลดครั้งเดียว จับตาสามสัญญาณว่ามันเริ่มเล็กเกินไปสำหรับงาน คือการหารไม่เท่ากัน สกุลเงินที่สอง และคนคนเดียวที่พิมพ์อยู่ฝ่ายเดียว

ดาวน์โหลด Donget ฟรี แล้วเก็บสมุดบัญชีชุดเดียวกันไว้บนมือถือของทุกคน โดยมีการหารไม่เท่ากัน สกุลเงิน และการเคลียร์ยอด คำนวณมาให้แล้ว