Як розділити витрати в таблиці (безкоштовний шаблон) — і де вона перестає працювати

Хтось у квартирі каже: «давайте просто заведемо таблицю». Порух розумний: як влаштована таблиця, знають усі, нікому нічого не треба встановлювати, а витрати прості — оренда, інтернет, продукти, іноді щось одне за одного. Питання тільки в тому, який вигляд ця таблиця має мати, щоб на третій місяць, із сорока рядками, вона все ще казала правду, коли хтось спитає, хто кому винен.

Відповідь — невеликий журнал із трьох аркушів і двох формул. Можна завантажити шаблон або зібрати його руками за п’ять хвилин. А чесна відповідь на «чи спрацює» звучить так: таблиця добре працює для двох-трьох людей, які ділять переважно порівну, і ламається у трьох передбачуваних точках — нерівний поділ, друга валюта і момент, коли оновлює її вже тільки одна людина.

Один рядок на витрату: модель журналу

Головна помилка саморобних таблиць — вести баланси: стовпець на людину, заповнений руками й підправлений після кожної покупки. За місяць цьому вже ніхто не довіряє, бо ніхто не бачить, звідки взялося число.

Модель, яка витримує, — це журнал: кожна витрата є одним рядком, що фіксує три факти — хто заплатив, скільки і за кого. Баланси не вписуються руками ніколи; вони виводяться з рядків формулою, тож будь-яке число простежується до рядків, які його дали, а спірний запис виправляється правкою одного рядка.

Так само зберігає ваші дані й будь-який застосунок для поділу витрат. Таблиця — це та сама ідея, тільки без зручностей.

Три аркуші

У шаблоні три вкладки. Якщо збираєте самі, робіть їх у такому порядку.

1. People. Стовпець A, одне ім’я на рядок, під заголовком. Усе інше посилається на цей список, тож пишіть кожне ім’я однаково й тримайте його коротким.

2. Expenses. П’ять стовпців: Date, Description, Paid by, Amount, Split among. У Paid by — одне ім’я з аркуша People. У Split among — або all, або перелік імен через кому: Андрій для того, що винен лише Андрій, Оксана, Тарас для того, що ділять двоє. Один рядок на витрату, найдавніші згори; рядок ніхто не чіпає, крім як щоб виправити помилку.

3. Balances. По рядку на людину і три числа: Paid (скільки людина внесла), Owes (її частка в усьому) та Net (внесено мінус належить), плюс контрольний рядок, який доводить, що сума Net дорівнює нулю. Якщо не дорівнює — десь ім’я написане з помилкою.

Формули

Роботу роблять два допоміжні стовпці на аркуші Expenses. У стовпці F — кількість людей у поділі:

=IF(E2="all", COUNTA(People!A2:A50), LEN(E2)-LEN(SUBSTITUTE(E2,",",""))+1)

Для all він рахує аркуш People; інакше рахує коми й додає одиницю. У стовпці G — частка на людину: =D2/F2. Обидва протягніть донизу.

На аркуші Balances, коли ім’я людини стоїть в A2:

• Paid: =SUMIF(Expenses!C:C, A2, Expenses!D:D) — усі суми, де платила саме вона.
• Owes: =SUMIF(Expenses!E:E, "all", Expenses!G:G) + SUMIF(Expenses!E:E, "*"&A2&"*", Expenses!G:G) — її частка в кожному рядку all плюс частка в кожному рядку, де названо її.
• Net: =B2-C2. Плюс означає, що група винна їй; мінус — що вона винна групі.

Одне застереження: підстановочний знак знаходить ім’я усередині довшого, тож «Іра» збігається і з «Ірина». Тримайте імена різними або додайте прізвища. Усі формули тут — це звичайні SUMIF, COUNTA, LEN і SUBSTITUTE, тож файл поводиться однаково в Google Sheets, Excel і LibreOffice.

Розрахований приклад: квартира на трьох

Оксана, Андрій і Тарас винаймають квартиру разом. За один місяць на аркуші Expenses чотири рядки:

Найцікавіший тут останній рядок. Оксана заплатила майстерні, бо картка Андрія не пройшла; це позика, а не спільний кошт, тож поділ — сам Андрій. Жодного окремого правила не потрібно.

Частки: три рядки all дають кожному 10 000 + 300 + 800 = 11 100 ₴, а Андрій несе ще 1 200 ₴ за ремонт, тож його частка — 12 300 ₴. Внесено: Оксана 31 200 ₴ (оренда плюс ремонт), Андрій 900 ₴, Тарас 2 400 ₴. Аркуш Balances показує:

Обидві суми — 34 500 ₴, а Net у сумі дає нуль, тож таблиця несуперечлива. Щоб закрити місяць: Андрій переказує Оксані 11 400 ₴, Тарас переказує Оксані 8 700 ₴. Оксана отримує 20 100 ₴ — рівно свій Net. Два перекази, усі на нулі.

Як записати повернення грошей і розрахуватися вручну

Коли Андрій переказує Оксані 11 400 ₴, не видаляйте нічого. Додайте рядок: «Андрій розрахувався», Paid by — Андрій, сума 11400, Split among — Оксана. Paid Андрія зростає на 11 400, Owes Оксани зростає на 11 400, і обидва Net стають там, де мають: Андрій на нулі, Оксана на +8 700 ₴. Повернення боргу — це просто витрата, єдиний вигодонабувач якої і є та людина, якій платять.

Чого таблиця не зробить, то це не скаже вам, хто кому має переказати. На трьох це видно зі стовпця Net. На шістьох, із мішанини плюсів і мінусів, це вже невелика головоломка: мінусові Net платять плюсовим, за найменшу кількість платежів, яка це закриває. Як працює спрощення боргів пояснює саме це зіставлення; у таблиці ви робите його на папері.

Де таблиця перестає працювати

Три речі виводять квартиру, поїздку чи компанію друзів за межу того, що шаблон здатен нести.

1. Нерівний поділ. Шаблон ділить кожен рядок порівну між названими людьми. Щойно з’являється рядок «Оксана платить 40 %, бо в неї більша кімната» або рахунок у ресторані, де Тарас узяв саму лише основну страву, формула вже не підходить. Це можна обійти — по рядку на частку, — але кожен обхід додає ще одну річ, яку сусідові по квартирі треба пам’ятати на третій місяць. Існує 5 способів розділити витрату, і таблиця вміє один із них.

2. Друга валюта. Вихідні за кордоном додають рядок в іншій валюті, і стовпець Amount тихо додає гривні до злотих. Можна дописати стовпець курсу й стовпець перерахованої суми — і тепер у кожен рядок хтось руками вписує курс. Це переживе одну поїздку, але не компанію, учасники якої живуть у різних країнах. Як ділити рахунки в різних валютах розбирає, що потрібно такій компанії.

3. Один власник. Саме це закінчує більшість таблиць. Спільну таблицю формально може редагувати кожен, але на практиці нею опікується одна людина, а решта скидають чеки в чат, щоб вона їх вписала. Коли ця людина зайнята два тижні, журнал два тижні хибний, і ніхто не може перевірити власний баланс просто в магазині. Проблема не в програмі: оновлювати таблицю — це рутина, а записати витрату в момент, коли вона сталася, — ні.

Коли таблиця — правильний інструмент

Будьмо чесними і до іншого боку. Двоє людей, які ділять оренду й кілька рахунків, або троє сусідів, які ділять майже все порівну, чудово обходяться шаблоном. Він безкоштовний, видимий усім і відкриється й через десять років. Якщо ваші витрати схожі на розрахований приклад, більшого може й не знадобитися. Сенс того, щоб вести облік, хто скільки вам винен, — це спільний запис, якому довіряють обидві сторони, і добре зроблена таблиця саме таким і є. Для оренди, комуналки та продуктів поділ оренди й рахунків із сусідами описує домовленості, які тримають рядки простими.

Переходьте далі тоді, коли ловите себе на тому, що дописуєте допоміжні стовпці, перераховуєте валюти або нагадуєте одній людині оновити таблицю.

Де стає в пригоді Donget

Donget зберігає той самий журнал, що й шаблон: у кожної витрати є Оплатив, сума й люди, між якими вона ділиться, а вкладка Баланси виводить кожне число саме з цих рядків. Різниця — у трьох точках зламу вище. Рядок можна поділити Порівну, Сумою, Відсотком, Множником (частками) або позиція за позицією через Позиції та витрати, тож нерівні випадки — це дотик, а не обхідний шлях. У кожної групи є власне налаштування валюти, а витрату можна внести в іншій валюті. І оскільки витрати додає кожен зі свого телефона, а група синхронізується в реальному часі, немає власника, на якого треба чекати: усі бачать ті самі баланси, а Розрахуватися пропонує найменшу кількість переказів, що закриває групу, — саме ту частину, яку ви робили на папері.

Люди приєднуються через Посилання-запрошення. Для квартири з розрахованого прикладу впорається будь-який із двох інструментів; для поїздки вшістьох зі спільним будинком таблиця — це те місце, де починаються суперечки. Щоб обрати свідомо, порівняння застосунків для поділу витрат викладає, що вміє кожен безкоштовний застосунок і де кожен із них, разом із Donget, не дотягує.

Поширені запитання

Чи працює шаблон у Google Sheets і в Excel?

Так. У ньому використано лише SUMIF, COUNTA, LEN і SUBSTITUTE, які поводяться однаково в Google Sheets, Excel і LibreOffice Calc. Відкрийте .xlsx в Excel або завантажте його на Google Drive і відкрийте через Sheets.

Як додати витрату, яку ділять лише деякі учасники?

У стовпці Split among впишіть імена через кому замість all — наприклад, Оксана, Тарас. Частка — це сума, поділена на кількість названих імен, і змінюються лише показники Owes цих людей.

Чи може таблиця поділити витрату нерівномірно?

Безпосередньо — ні: кожен рядок ділиться порівну між названими людьми. Обхідний шлях — по рядку на частку з тим самим платником: 800 ₴ на Оксану, 1 200 ₴ на Андрія. Зрідка це нормально; якщо більшість ваших витрат нерівні — переходьте до інструмента з поділом за відсотками й за позиціями.

Як записати повернення грошей?

Рядком: платник — той, хто повертає, сума, а той, кому повертають, — єдине ім’я в Split among. Обидва Net зрушуються, і історія лишається повною. Ніколи не видаляйте й не переписуйте старий рядок, щоб відобразити платіж.

Як зрозуміти, хто кому має переказати?

Читайте стовпець Net. Мінусові Net платять плюсовим, доки всі не вийдуть у нуль; на трьох це очевидно, на шістьох забере кілька хвилин на папері. Переказів таблиця не запропонує.

Чи достатньо таблиці для спільної квартири?

Для двох-трьох людей, які ділять переважно порівну в одній валюті, — так, якщо хтось її оновлює. Її перестає вистачати, коли поділ стає нерівним, з’являється друга валюта або витрати вносить уже тільки одна людина.

Підсумок

Таблиця, яка записує, хто заплатив, скільки і за кого, — і виводить баланси, а не вписує їх руками, — цілком добрий спосіб для двох-трьох людей ділити рівні витрати, і шаблон дає вам це за одне завантаження. Стежте за трьома ознаками того, що завдання переросло її: нерівний поділ, друга валюта і одна людина, яка все вписує.

Завантажте Donget безкоштовно і тримайте той самий журнал у телефоні в кожного — з нерівним поділом, валютами й розрахунком, порахованими за вас.