如何用表格分摊开支（免费模板）——以及它在哪里失灵

合租的某个人说：“咱们直接建个表吧。”这个想法很合理：人人都会用表格，谁也不用装什么，支出也简单——房租、网费、买菜，偶尔有人替另一个人垫一笔。问题在于，这张表该长什么样，才能在第三个月、四十行之后，有人问起谁欠谁多少时，依然说的是实话。

答案是一本小账本：三张工作表、两条公式。你可以下载模板，也可以花五分钟自己搭一个。至于“它到底行不行”，诚实的回答是：对两三个人、大多均分的情况，表格用起来很好；它会在三个可预见的地方失灵——不均等拆分、第二种货币，以及只剩一个人还在更新它的那一刻。

一笔支出一行：账本模型

大多数自制表格犯的错，是在记录余额——每人一列，手动填数，每次买完东西就改一下。不出一个月就没人信它了，因为谁也看不出某个数字是怎么来的。

撑得住的模型是账本：每笔支出占一行，记录三件事——谁付的、付了多少、为谁付的。余额从来不手动填，而是由公式从各行推导出来，所以任何一个数字都能追溯到产生它的那几行，有争议的一条只要改一行就能纠正。

每一款分账应用存你的数据，用的也是这个模型。表格就是同一个思路，只是去掉了那些便利。

三张工作表

模板里有三个标签页；工作表名和表头是英文的，好让同一个文件人人都能用。自己搭的话，按这个顺序来。

1. People（成员）。 A 列，表头下面一行一个名字。其他所有东西都引用这个列表，所以每个名字只用一种写法，而且尽量短。

2. Expenses（支出）。 五列：Date（日期）、Description（说明）、Paid by（付款人）、Amount（金额）、Split among（分摊给谁）。“Paid by”填 People 表里的一个名字。“Split among”要么是 all，要么是用英文逗号（,）隔开的名字列表——博文 表示只有博文该承担，安琪, 程远 表示两个人分。一笔支出一行，最早的在最上面；除了改错，谁也不去动已有的行。

3. Balances（余额）。 每人一行、三个数：Paid（他付出的）、Owes（他在所有支出里的份额）和 Net（付出减份额），外加一行校验，证明所有净额加起来是零。如果不是零，说明某处名字写错了。

公式

Expenses 表上两个辅助列完成全部工作。F 列是参与分摊的人数：

=IF(E2="all", COUNTA(People!A2:A50), LEN(E2)-LEN(SUBSTITUTE(E2,",",""))+1)

遇到 all 就数 People 表的人数；否则数逗号再加一。G 列是每人份额：=D2/F2。两列都向下填充。

在 Balances 表上，当此人的名字在 A2 时：

• Paid： =SUMIF(Expenses!C:C, A2, Expenses!D:D)——他作为付款人的每一笔金额。
• Owes： =SUMIF(Expenses!E:E, "all", Expenses!G:G) + SUMIF(Expenses!E:E, "*"&A2&"*", Expenses!G:G)——他在每一个 all 行里的份额，加上每一个写了他名字的行里的份额。
• Net： =B2-C2。正数表示群组欠他；负数表示他欠群组。

一个注意点：通配符会在更长的名字里面找到这个名字，所以“安”也会匹配上“安琪”。名字要彼此区分开，或者加上姓。这里所有公式都只是普通的 SUMIF、COUNTA、LEN 和 SUBSTITUTE，因此文件在 Google 表格、Excel 和 LibreOffice 里的表现一样。

完整算例：合租三人

安琪、博文和程远合租一套房。某个月，Expenses 表上有四行：

最后一行才是有意思的。安琪替博文付了修车钱，因为博文的卡刷不了；这是一笔垫付，不是共同开销，所以只分给博文一个人。不需要任何特殊处理。

份额：三个 all 行给每人 2000 + 60 + 160 = 2220 元，博文还额外承担 240 元的修车费，所以他的份额是 2460 元。付出：安琪 6240 元（房租加修车），博文 180 元，程远 480 元。Balances 表显示为：

两个合计都是 6900 元，净额之和为零，表格是自洽的。结算：博文付给安琪 2280 元，程远付给安琪 1740 元。安琪收到 4020 元，正好是她的净额。两笔转账，所有人归零。

记录还款，以及手动结算

博文把 2280 元付给安琪时，什么都别删。新加一行：“博文结清”，付款人博文，金额 2280，分摊给 安琪。博文的 Paid 增加 2280，安琪的 Owes 增加 2280，两人的净额各就各位——博文归零，安琪变为 +1740。还款不过是一笔只有一个受益人的支出，受益人就是收钱的那个人。

表格做不到的，是告诉你谁该付给谁。三个人时，从 Net 列就能读出来。六个人、正负混杂时，就成了一个小谜题：净额为负的人付给净额为正的人，用最少的几笔付款完成。债务简化是怎么回事讲的就是这种配对；在表格里，你得在纸上做。

表格在哪里失灵

有三件事会把一套合租房、一次旅行或一群朋友推出模板能承受的范围。

1. 不均等拆分。 模板把每一行在所列的人之间均分。一旦有一行变成“安琪出 40%，因为她的房间更大”，或者一张餐厅账单里程远只点了一个主菜，公式就不再合适了。你可以硬凑——每一份写一行——但每一种变通都是室友到第三个月还得记住的又一件事。分摊一笔开支有五种方式，表格只会其中一种。

2. 第二种货币。 一次曼谷的周末游添了一行另一种货币，Amount 列就悄无声息地把人民币和泰铢加在了一起。你可以加一列汇率、一列折算金额，于是每一行都得手动填一个汇率。它撑得过一次旅行，撑不过一个成员住在不同国家的群组。跨货币分摊账单讲了这样的群组需要什么。

3. 只有一个人在维护。 这是终结大多数表格的那一条。共享表格在技术上人人可编辑，但实际上归一个人管，其他人只是把小票发到群里等那个人录入。管表的人忙上两周，账本就错上两周，谁也没法在店里当场查自己的余额。问题不在软件；更新表格是一项差事，而当场记一笔支出不是。

什么时候表格就是对的工具

也要对另一边公平。两个人分房租和几张账单，或者三个几乎什么都均分的室友，用这个模板完全够用。它免费、人人可见，十年后照样能打开。如果你们的开销和上面的算例差不多，也许永远不需要别的东西。记清谁欠你钱的意义在于一份双方都信的共同记录，一张搭得好的表格就是这样一份记录。关于房租、水电和买菜，室友之间怎么分摊房租和账单讲了那些能让每一行保持简单的约定。

当你发现自己在加辅助列、在换算货币，或者在提醒某一个人去更新它——就该换了。

Donget 在哪里派上用场

Donget 存的是和模板一样的账本——每笔支出有一个付款人、一个金额和分摊的人，余额标签页从这些行推导出每一个数字。区别就在上面那三个失灵点。一行可以按均分、金额、百分比、乘数（份数）拆分，或者通过项目与费用逐项拆分，所以不均等的情况只是点一下，而不是变通。每个群组有一个货币设置，一笔支出也可以用另一种货币录入。而且因为每个人都从自己的手机添加支出、群组实时同步，没有哪个管表的人需要等——每位成员的余额给所有人看到同样的净额，结算会建议清掉整个群组所需的最少几笔转账，也就是你原来在纸上做的那部分。

大家通过邀请链接加入。对算例里那套合租房，两种工具都能胜任；对六个人合租一栋民宿的旅行，表格就是争执开始的地方。要想选得明白，分账应用横向对比列出了每款免费应用能做什么、各自（包括 Donget）在哪里有短板。

常见问题

这个模板在 Google 表格和 Excel 里都能用吗？

能。它只用到 SUMIF、COUNTA、LEN 和 SUBSTITUTE，这几个函数在 Google 表格、Excel 和 LibreOffice Calc 里的表现一致。用 Excel 打开 .xlsx，或上传到 Google 云端硬盘后用表格打开。

只有部分人分摊的一笔支出怎么加？

在 Split among 一栏里不写 all，而是用逗号隔开名字——例如 安琪, 程远。份额是金额除以所列名字的个数，而且只有这几个人的 Owes 会变。

表格能把一笔支出不均等地分吗？

不能直接分：每一行都在所列的人之间均分。变通办法是每一份写一行、付款人相同——160 元记在安琪名下，240 元记在博文名下。偶尔没问题；如果大部分支出都是不均等的，就换到支持按百分比和按项目拆分的工具。

还款怎么记？

记成一行：付款人是还钱的人，金额，Split among 里只写收钱那个人的名字。两人的净额一起变动，历史保持完整。永远不要为了体现一笔还款而删除或修改旧行。

我们怎么算出谁该付给谁？

看 Net 这一列。净额为负的人付给净额为正的人，直到所有人归零；三个人时一目了然，六个人时要在纸上算几分钟。表格不会给出转账建议。

合租用一张表格够吗？

两三个人、大多均分、只用一种货币的话，够——前提是有人一直在更新。当拆分不均等、出现第二种货币，或者只剩一个人还在录入支出时，它就不够用了。

结论

一张记录谁付了、付了多少、为谁付的表格——并且推导余额而不是手填余额——对两三个人分摊均等开销来说是完全够好的办法，模板一次下载就把它给你了。留意三个说明它已经不堪重负的迹象：不均等拆分、第二种货币，以及所有录入都压在一个人身上。

免费下载 Donget，把同一本账本放到每个人的手机上——不均等拆分、多种货币和结算，都替你算好。